Personalbuchhaltungund Büroarbeit von Grund auf – Schritt-für-Schritt-Anleitungen für 2018 stehen unseren Lesern jetzt zur Verfügung. Die Organisation des Personaldokumentenflusses im Unternehmen wird seit März 2014 durch das neue GOST geregelt, das alle Personalverantwortlichen befolgen müssen.
Die Personalaktenverwaltung wird in jedem Unternehmen durchgeführt, in dem Leiharbeitskräfte eingesetzt werden. Wo kann man bei einem Unternehmen, das sich gerade registriert hat, mit der Personalakte beginnen? In einem neu gegründeten Unternehmen liegt die Verwaltung der Personalakten von Grund auf in der Regel auf den Schultern des Managers. Um diese Funktionen sicherzustellen, erlässt der Direktor mit Zustimmung der Gesellschafter (Aktionäre) der Gesellschaft eine Anordnung, in der er sich selbst zum Verantwortlichen für die Führung der Personalakten ernannt.
Anschließend kann bei der Einstellung einer Fachkraft, die mit der Personalakte in der Organisation, einschließlich der Arbeit mit Personal, betraut wird, ihr der entsprechende Arbeitsaufwand in Rechnung gestellt werden. Dies geschieht durch Erteilung eines Auftrages, der einem bestimmten Mitarbeiter die Verantwortung für die Durchführung dieses Arbeitsbereichs zuweist. Diese Verantwortlichkeiten sind außerdem in der Stellenbeschreibung festgelegt, die der Mitarbeiter bei der Unterschrift liest.
Die Personalaktenverwaltung im Jahr 2018 muss wie zuvor in Übereinstimmung mit dem Arbeitsgesetzbuch, den Anweisungen zur Aktenverwaltung und anderen gesetzlichen und lokalen Dokumenten erfolgen. Die Verantwortung für die Personalakten im Falle eines Verstoßes gegen das Gesetz und/oder gegen interne Anordnungen der Geschäftsleitung wird dem Schuldigen in Form von Disziplinarstrafen übertragen.
Die Anweisungen für die Verwaltung von Personalakten sind nicht normativ genehmigt. Daher wird für die Führung von Personalakten und den Dokumentenfluss empfohlen, GOST R 7.0.8-2013 zu befolgen, genehmigt durch die Verordnung von Rosstandart vom 17. Oktober 2013 Nr. 1185-st und trat am 1. März 2014 in Kraft.
Es gibt keine einheitliche Vorlage für Anleitungen zu Personalakten und Büroarbeiten, sondern eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Personalakten von Grund auf mit empfohlenen Schritten zur Organisation des Personaldokumentenflusses und der Buchhaltung in einem Unternehmen. Dank dieses Schritt-für-Schritt-Plans ist es einfach, die Reihenfolge der Aktionen zu erkennen und den Arbeitsaufwand zu steuern.
Wir empfehlen Ihnen, die nachstehenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu lesen, die Ihnen dabei helfen, Personalunterlagen von Grund auf zu organisieren. Basierend auf dem untersuchten Material können Sie in Zukunft Ihren eigenen Aktionsplan entwickeln und diesen befolgen.
Schauen wir uns also Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Personalverwaltung von Grund auf an. Wir stellen Ihnen einen detaillierten Schritt-für-Schritt-Plan zur Verfügung, mit dem Sie Ihren eigenen Personaldienst aufbauen können, beginnend mit der Registrierung des ersten Mitarbeiters im Unternehmen – des Direktors. Daher ist es von Beginn der Unternehmenstätigkeit an wichtig, die Personalakten zu optimieren.
Phasen der Organisation der Personalakten in einem Unternehmen:
Zunächst lohnt es sich zu entscheiden, welche Regelungen bei der Arbeit eines Personalreferenten gefragt sind. Das ist natürlich:
Jedem Mitarbeiter, der für Personalakten verantwortlich ist, muss nicht nur Zugang zu diesen Vorschriften, sondern auch zu anderen Rechtsakten gewährt werden, die im Rahmen der Arbeit erforderlich sein können. Außerdem muss der Personalreferent die neuesten Änderungen und Aktualisierungen der Vorschriften überwachen. Dazu ist es notwendig, entweder eine unabhängige Überwachung der Gesetzgebung sicherzustellen oder Zugangspakete zu verschiedenen Informationsdatenbanken zu erwerben.
Um in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern ein hohes Maß an Personalaktenverwaltung zu gewährleisten, kann auch eine spezielle HR-Software zur Organisation eines Personalverwaltungssystems und zur Führung von Personalakten erforderlich sein.
Über eines dieser Programme können Sie in unserem Artikel lesen .
In der Satzung müssen die Bedingungen für die Einstellung eines Direktors (Generaldirektor, Vorstand) – des Exekutivorgans des Unternehmens – detailliert beschrieben werden. Darüber hinaus legt diese konstituierende Dokumentation die Rahmenbedingungen für die Dauer der Tätigkeit des Managers fest. Darüber hinaus muss der Personalreferent über die neuesten Änderungen der Satzung informiert sein, falls die Eigentümer des Unternehmens über Personalfragen entscheiden.
Der erste Mitarbeiter, der in einem neu gegründeten Unternehmen registriert wird, ist natürlich der Manager. Auf der Grundlage eines von den Eigentümern des Unternehmens genehmigten Protokolls wird daher eine Anordnung erlassen, in der das Datum angegeben ist, an dem der Geschäftsführer seine Aufgaben übernimmt. Dies wird der erste Personalauftrag sein, der im Unternehmen erteilt wird.
Der Personalreferent muss künftig für die chronologische Reihenfolge der erteilten Befehle sorgen. Bei der Prüfung der Arbeitsbedingungen und Personalangelegenheiten achten die Ordnungsbehörden genau auf die Nummerierung der Anordnungen, damit es nicht zu Fällen rückwirkender Anordnungen kommt.
Wir listen die wichtigsten Dokumente auf, die in der Personalakte in jedem Unternehmen mit angestellten Mitarbeitern enthalten sind:
Zu den Pflichtdokumenten gehören auch primäre Buchhaltungsunterlagen, die für jeden Mitarbeiter erstellt werden, sowie Register wie:
Das Arbeitsvertragsformular finden Sie auf unserer Website - .
Darüber hinaus dürfen folgende Dokumente veröffentlicht werden:
Sollten Anmerkungen zum Dokumentationsformular vorhanden sein, muss der Personalreferent diese beseitigen und die Dokumentenformulare erneut genehmigen. Dokumente, die nicht nur die Führung der Personalakten, sondern auch die Buchhaltung betreffen, müssen sich auch in den Rechnungslegungsgrundsätzen des Unternehmens widerspiegeln.
Alle notwendigen Informationen zur Personalakte finden Sie auf unserer Website im Bereich .
Dabei kann es sich um eine Person handeln, die für die Führung der Personalakten verantwortlich ist, oder es kann ein separater Mitarbeiter benannt werden, der für die Aufbewahrung und Aufzeichnung ausgegebener und erhaltener Arbeitsbücher verantwortlich ist. Bei Bestellung einer verantwortlichen Person wird eine entsprechende Anordnung erlassen.
Dies ist der letzte Schritt bei der Pflege von Personalakten von Grund auf. Nun wird für jeden eingestellten Mitarbeiter ein Paket mit Personaldokumenten erstellt, das in der Regel einen Arbeitsvertrag, einen Einstellungsauftrag und eine Stellenbeschreibung umfasst; ein Arbeitsbuch wird angenommen/ausgestellt, eine persönliche Karte ausgefüllt, eine Geheimhaltungsvereinbarung über personenbezogene Daten und andere Dokumente unterzeichnet.
Anschließend werden weitere Personalunterlagen zur Regelung des Arbeitstages, zur Lohnberechnung und -auszahlung, zur Urlaubsabrechnung, zur Abwicklung von Krankenständen, Dienstreisen usw. erstellt.
Über die Aufbewahrungsdauer von Personalunterlagen können Sie sich in unserem Artikel informieren .
Und über das Verfahren zu ihrer Zerstörung lesen Sie den Artikel .
Büroarbeit ist heute einer der wichtigen Bestandteile der Personalakte. Wenn möglich, sollten Sie sich vorher damit vertraut machen.
Dieser Prozess hat seine eigenen Feinheiten und einige Besonderheiten. Die Organisation der Personalaktenverwaltung ist einer der Hauptschritte bei der Gründung eines Unternehmens.
Es ist erforderlich, eine ziemlich umfangreiche Liste verschiedener Merkmale und Nuancen zu erstellen, die sich in der Gesetzgebungsdokumentation widerspiegeln.
Darüber hinaus wird es ohne entsprechende Erfahrung recht problematisch sein, den Dokumentenfluss selbst zu organisieren.
Daher lohnt es sich, wenn möglich, die Dienste eines qualifizierten Personalarbeiters in Anspruch zu nehmen. Auf diese Weise können viele Probleme gelöst werden, bevor sie entstehen.
Oft kommt es vor, dass Personalakten und Büroarbeiten von Grund auf neu organisiert werden müssen.
In diesem Fall müssen Sie im Voraus entscheiden, wo Sie diesen Prozess starten möchten. Es ist wichtig zu beachten, dass sich Personalakten nicht auf die Registrierung von Arbeitsbüchern und Entlassungs- und Einstellungsanordnungen beschränken.
Es gibt viele zusätzliche Faktoren und Probleme, die im Voraus geklärt werden müssen.
Der HR-Prozess sollte unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter durchgeführt werden.
Auch wenn nur ein Einzelunternehmer mit einem Mitarbeiter vorhanden ist, muss eine solche Produktion durchgeführt werden.
Gleichzeitig wird eine sorgfältige Kontrolle durch spezielle staatliche Stellen jedoch in der Regel nur bei großen Unternehmen durchgeführt. Das Personal besteht aus mehr als 250 Personen.
Unter Dokumentenfluss versteht man den Prozess der Organisation der Ausführung von Dokumenten im Zusammenhang mit Personalaktivitäten.
Dies betrifft zunächst die Erstellung der Formulare Nr. T2 sowie das Ausfüllen von Arbeitsbüchern und die Erstellung von Arbeitsverträgen.
Mit der Wiedergabe relevanter Informationen in Dokumenten sind viele verschiedene Feinheiten und Nuancen verbunden. Alle Standards sind in Gesetzesdokumenten festgelegt.
Der Büroarbeitsprozess selbst gliedert sich in drei Hauptphasen, die Folgendes umfassen:
Darüber hinaus ist es wichtig zu beachten, dass die Speicherung von Dokumenten zwangsläufig auf standardisierte Weise erfolgt.
Allerdings gibt es bestimmte Fristen, während derer Dokumente aufbewahrt werden müssen.
Oftmals dauern sie mehrere Jahrzehnte. Anschließend sind diese Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ordnungsgemäß zu vernichten.
Durch die Führung von Personalakten können Sie eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben gleichzeitig lösen.
Diese können jedoch je nach Art der Tätigkeit des Unternehmens geringfügig abweichen. Gleichzeitig lässt sich aber auch wieder eine Reihe von Standardfällen identifizieren, die in fast allen Fällen ausnahmslos vorkommen.
Hierzu zählen vor allem:
Eine solche Rechnungslegung ermöglicht heute die gleichzeitige Lösung einer umfangreichen Liste unterschiedlicher Probleme.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Papierkram im Rahmen der gesetzlichen Normen erfolgen muss.
Andernfalls besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass es bei der Arbeitsaufsicht zu Schwierigkeiten kommt. Die gerichtliche Praxis in dieser Angelegenheit ist recht umfangreich.
Aber gleichzeitig ist es äußerst zweideutig. Deshalb sollten Sie möglichst keine Fehler machen. Da die Höhe der möglichen Bußgelder recht hoch ist.
Die Organisation der Büroarbeit kann nur im Rahmen gesetzgeberischer Dokumente erfolgen. Gleichzeitig gibt es eine recht umfangreiche Liste von NAPs, deren Bestimmungen einzuhalten sind.
Andernfalls kann es zu problematischen Situationen kommen. Bei der Erstellung der betreffenden Dokumentation dürfen keine Fehler gemacht werden.
Lesen Sie hier mehr über Lohnbuchungen in der Buchhaltung.
Denn das kann zu ganz ernsten Problemen führen. Das wichtigste Dokument, in dessen Rahmen nicht nur Büroarbeiten, sondern auch die Interaktion mit Mitarbeitern im Allgemeinen durchgeführt werden sollten, ist das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation.
Ein solches Dokument definiert die Einstellungsregelung sowie alle Rechte und Pflichten sowohl des Arbeitnehmers als auch seines Arbeitgebers.
Dieser NAP wird durch das Bundesgesetz Nr. 197 vom 30. Dezember 2001 festgelegt. Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Gesetzgebung jährlich reformiert wird.
Daher ist es notwendig, für die Beratung relevante Informationsquellen zu nutzen. Es ist auch wichtig, sich mit anderen Regulierungsdokumenten vertraut zu machen, die diesen Punkt ebenfalls bestimmen.
Nicht weniger bedeutsam ist das Gesetz Nr. 1032-1 vom 19. April 1991. Es regelt die Frage der Beschäftigung von Bürgern der Russischen Föderation im Land.
Die Regelung der Aufbewahrung von Unterlagen und deren Ausführung wird durch ein besonderes Gesetz festgelegt. Dabei handelt es sich um das Bundesgesetz Nr. 125-FZ vom 22. Oktober 2004 „Über Archivangelegenheiten“.
Ein solches Dokument bestimmt die Art der Aufbewahrung von Dokumenten, ihre Ausführung sowie viele andere Nuancen. Es ist wichtig, dass Sie sich vor Beginn mit allen Besonderheiten der Büroarbeit vertraut machen.
Dadurch werden viele Schwierigkeiten und Komplikationen vermieden. Darüber hinaus ist es nicht nur für den buchhalterischen Manager wichtig, sich mit allen NAPs vertraut zu machen.
Für einen Mitarbeiter, der sich um eine Stelle bewirbt, ist es außerdem wichtig, alle NAPs sorgfältig zu prüfen.
Dadurch können Sie die Einhaltung Ihrer Rechte selbstständig und ohne fremde Hilfe überwachen.
Wenn ein offensichtlicher Verstoß festgestellt wird, müssen Sie sich direkt an die Arbeitsaufsichtsbehörde wenden, um die Situation zu klären.
Wenn der Verstoß nicht offensichtlich ist und eine Untersuchung erforderlich ist, müssen Sie sich an das Gericht wenden.
Wenn möglich, muss jedoch versucht werden, die Situation friedlich zu lösen. Denn Gerichtsverfahren erfordern viel Zeit.
Die Organisation der Personalaktenverwaltung ist nicht kompliziert, erfordert jedoch Kenntnisse über Normen und Gesetze.
Andernfalls sind Fehler verschiedener Art einfach unvermeidlich. Fehlen solche Erfahrungen, lohnt es sich, eine Ausbildung im Bereich Personaladministration von Grund auf zu absolvieren.
Generell ist es möglich, den HR-Administrationsprozess recht selbstständig zu meistern. Um ein solches Verfahren durchzuführen, müssen Sie jedoch die Gesetzgebung sorgfältig lesen.
Darüber hinaus gibt es einige Feinheiten und spezifische Punkte, die im NAP nicht klar angegeben sind. Aus diesem Grund ist es notwendig, einen Spezialisten zu konsultieren.
Es kommt jedoch häufig vor, dass es aus verschiedenen Gründen nicht möglich ist, einen Mitarbeiter einzustellen. In einer solchen Situation müssen Sie sich selbst um die Personalakten kümmern.
Zu den wichtigsten Punkten, die im Vorfeld geklärt werden müssen, gehören:
Die eigenständige Entwicklung des Personalaktenmanagements ist ein durchaus möglicher Prozess, hat aber seine eigenen Besonderheiten. Wenn möglich, sollten Sie sich vorher damit vertraut machen.
Gleichzeitig ist eine fehlerfreie Entwicklung nur möglich, wenn sich der Unternehmensleiter oder Unternehmer vorab mit dem NAP vertraut gemacht hat.
Wenn Ihnen aus irgendeinem Grund die nötige Erfahrung fehlt, können Sie einfach spezielle HR-Kurse in Moskau von Grund auf absolvieren.
Eine solche vorbereitende Vorbereitung wird dazu beitragen, viele verschiedene Schwierigkeiten zu lösen, noch bevor sie entstehen.
Eine ebenso profitable wie bequeme Lösung ist die Nutzung von Outsourcing. Dies impliziert die vorübergehende Einstellung eines Personalmitarbeiters zur Organisation des Dokumentenflusses.
Zukünftig kann die Buchhaltung selbstständig durchgeführt werden. Die Kosten für solche Dienste sind in der Regel gering.
Bei der Personalaktenführung ist die Erstellung einer Reihe von Dokumenten erforderlich. Einige dieser obligatorischen Punkte umfassen Folgendes:
Die Liste der obligatorischen Dokumente dieser Art umfasst mehr als ein Dutzend Punkte. Die Anwesenheit aller dieser Personen ist unbedingt erforderlich. Es ist am besten, dieses Problem im Voraus zu klären.
Darüber hinaus haben einige strenge Formatanforderungen. In anderen Fällen kann die Registrierung nach Ermessen des Unternehmensleiters erfolgen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die verpflichtende Erstellung lokaler Vorschriften. Die Standardliste davon umfasst:
Es ist wichtig zu beachten, dass der Arbeitsvertrag heute kein streng festgelegtes Format hat. Gleichzeitig müssen jedoch einige Bestimmungen darin enthalten sein.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Vereinbarung zunächst den Anforderungen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation genügen muss. Andernfalls gilt es als ganz oder teilweise ungültig.
Das Verfahren zum Ausfüllen der Unterlagen ist wie folgt:
Unabhängig davon, wer genau die Personalakten im Unternehmen führt, ist die Führungskraft für die Einhaltung der Gesetze verantwortlich.
Lesen Sie hier über Beiträge zum Unterhalt vom Lohn.
Das Verfahren zum Abschluss und zur Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrages finden Sie hier.
Es gibt eine Reihe spezifischer Probleme, die direkt mit der Gestaltung von Personalakten zusammenhängen. Sie müssen sich mit ihnen vertraut machen, bevor Sie ein solches Verfahren durchführen müssen.
Es gibt obligatorische Dokumente (im Arbeitsgesetz vorgesehen) und empfohlene Dokumente. Liegt Ihr KDP komplett bei Null, sollten Sie die Erstellung einer Pflichtdokumentation energisch in Angriff nehmen. In seiner allgemeinsten Form ist es in zwei Kategorien unterteilt:
Dazu gehört auch, jedoch unter Berücksichtigung der Besonderheiten:
Normalerweise haben Anfänger eine Frage: Wie nummeriert man Bestellungen? Gute Nachrichten: Es gibt keine gesetzlichen Anforderungen, nutzen Sie Ihren gesunden Menschenverstand.
Es gibt mehrere Hinweisfragen, durch deren Beantwortung Sie Ihre eigene Bestellnummerierungslogik erstellen können.
Wenn Sie feststellen, dass das Auftragsvolumen gering sein wird, können Sie eine fortlaufende Nummerierung mit dem Zusatz des Buchstabens „K“ (jährlich beginnend mit Nr. 01-K) durchführen, um sie von den Aufträgen für die Hauptaktivität zu trennen. Bei vielen Aufträgen raten erfahrene Personalreferenten dazu, die Aufträge je nach Thema in verschiedene Auftragsarten einzuteilen und zu kennzeichnen.
Um Verwirrung zu vermeiden und die Dokumentation in Ordnung zu halten, empfiehlt es sich außerdem, ein Auftragsprotokoll zu führen.
Diese schwierige Arbeit wird auf der Grundlage des Beschlusses Nr. 1 des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 5. Januar 2004 durchgeführt, der eine Bibliothek mit Mustern aller Dokumente enthält, die Sie entnehmen und verwenden können. Übrigens hat seit 2013 niemand mehr das Recht, Dokumente nur in der Form zu verlangen, in der sie in der Resolution vorgelegt werden: Aber warum Zeit damit verschwenden, das Rad neu zu erfinden?
Zunächst empfiehlt es sich, der Leitstelle Anweisungen oder Vorschriften zu erteilen, in denen festgelegt wird, wie alle Personalabläufe dokumentiert werden, wie sie innerhalb der Organisation ablaufen usw. Solche Anweisungen werden zu einer verlässlichen Grundlage für die gesamte Steuerung Zentrum im Unternehmen und sorgt dafür, dass es in perfekter Ordnung bleibt.
die wichtigsten Artikel für Sie
In mehreren kleinen Organisationen, die einem Eigentümer gehören, betreuen die Buchhaltungs- und Personalabteilungen häufig alle Unternehmen. Da in den Regulierungsdokumenten nicht angegeben ist, wie dies zu bewerkstelligen ist, können Personalverantwortliche Zweifel an der Richtigkeit ihres Handelns haben.
Eine gut durchdachte Nomenklatur der Fälle gewährleistet eine hohe Geschwindigkeit bei der Bearbeitung und beim Abrufen von Dokumenten, unabhängig vom Namen und den Besonderheiten der Abteilung, sowie die Zuverlässigkeit und Sicherheit des gesamten Dokumentenflusses des Unternehmens. Wir verraten Ihnen, wie Sie eine Nomenklatur richtig erstellen.
Leider widmen nicht alle Organisationen der Personalaktenverwaltung (im Folgenden als HR bezeichnet) die gebührende Aufmerksamkeit. Diese Aufgabe wird von Führungskräften teilweise als zweitrangig eingeschätzt und führt dazu, dass die Leitstelle in einen vernachlässigten Zustand gerät. Dokumente wiederherzustellen und alles mit den gesetzlichen Anforderungen in Einklang zu bringen, ist keine leichte Aufgabe. Wo soll ich anfangen und wie kann ich nichts verpassen?
Seit April 2015 dürfen LLCs und JSCs auf Siegel verzichten. Die Hauptsache ist, dass die Bedingung für die Nutzung (oder Abwesenheit) in der Satzung des Unternehmens festgehalten wird. Ist in der Praxis alles so einfach?
Viele Arbeitsprozesse werden durch gesetzliche Normen organisiert, die über den gesunden Menschenverstand hinausgehen, und erfordern erhebliche Arbeitskosten, die der Veranstaltung oft nicht angemessen erscheinen. Ist es immer sinnvoll, ihnen zu folgen, oder gibt es eine Möglichkeit, Zeit für wichtigere Aufgaben zu sparen?
Das vollständige oder teilweise Kopieren von Materialien ist verboten.
Jedes Unternehmen, auch das kleinste, hat Mitarbeiter, daher ist die Führung verschiedener Personaldokumente erforderlich.
In Unternehmen, die schon lange auf dem Markt sind, sind die Personalakten in der Regel gut etabliert, in neu gegründeten Organisationen ist es jedoch notwendig, alles von Grund auf neu zu erstellen.
genau Ihr Problem lösen
In der Regel sind Mitarbeiter der Personalabteilung mit der Führung der Personalakten und der Bearbeitung aller Dokumente beschäftigt, bei kleinen Unternehmen kann diese Arbeit jedoch auch einem der Mitarbeiter als Teilzeitbeschäftigung anvertraut werden. Normalerweise ist dies ein Buchhalter oder eine Sekretärin.
Verfügt das Unternehmen über eine große Anzahl von Mitarbeitern, wird eine Personalabteilung geschaffen, die mehrere Spezialisten umfassen kann. Der Personalbedarf wird nicht nur anhand der Anzahl der Mitarbeiter ermittelt (obwohl diese der Hauptfaktor ist), sondern auch anhand der Besonderheiten des Unternehmens selbst. In einer Organisation mit schädlicher und gefährlicher Produktion werden die Personalverantwortlichen also mehr Arbeit haben.
Alles geschieht mit wenigen Klicks, ohne Warteschlangen und Stress. Probieren Sie es aus und Sie werden überrascht sein wie einfach ist es geworden!
Wenn Sie den HR-Dokumentenfluss von Grund auf neu erstellen, müssen Sie zunächst entscheiden, welche Dokumente vorhanden sein sollen. Es gibt Dokumente, über die jedes Unternehmen verfügen muss, und es gibt Dokumente, die nur für die Ausführung einer bestimmten Art von Arbeit oder Unternehmenstätigkeit erforderlich sind.
Übrigens wäre es auch sinnvoll, die regulatorischen Dokumente selbst, die die Verfügbarkeit der Bestandteile der Personaldokumentation regeln, in einem separaten Ordner abzulegen, damit sie im Bedarfsfall immer griffbereit sind.
Aufträge personell und personell. Personalanordnungen umfassen Anordnungen im Zusammenhang mit der Arbeitnehmerfreizügigkeit: Einstellung, Entlassung und Versetzung. Diese Aufträge beziehen sich auf Berufserfahrung und werden daher 75 Jahre lang aufbewahrt.
ZU Personalaufträge alle anderen beinhalten:
Haltbarkeitsdatum Diese Aufträge haben eine Laufzeit von 3 bis 5 Jahren.
Empfehlenswerter ist es, für diese beiden Typen zwei separate Ordner anzulegen.
Das nächste erforderliche Dokument sind T-2-Karten, die widerspiegeln alle grundlegenden Informationen über den Mitarbeiter. Diese Karten können entweder separat oder als Teil der Personalakte des Mitarbeiters gespeichert werden.
Das dritte erforderliche Dokument sind Arbeitsunterlagen. Derzeit müssen Arbeitsbücher laut Gesetz auch von einzelnen Unternehmern erstellt werden, ganz zu schweigen von Unternehmen mit anderen Eigentumsformen. Der Arbeitgeber muss innerhalb von drei Tagen nach der Einstellung des Arbeitnehmers ein Arbeitsbuch ausstellen.
Da es sich bei Arbeitsbüchern ausschließlich um Buchhaltungsformulare handelt, ist es unbedingt erforderlich, ein Buchhaltungsbuch über die Bewegung von Arbeitsbüchern und deren Beilagen zu führen. Auch dieses Buch wird 75 Jahre lang aufbewahrt.
Das nächste erforderliche Dokument ist ein Arbeitsvertrag. Es muss unabhängig von der Laufzeit mit jedem eingestellten Mitarbeiter abgeschlossen werden.
Nach der Schaffung neuer Arbeitsplätze ist eine besondere Beurteilung der Arbeitsbedingungen jedes einzelnen Arbeitsplatzes erforderlich. Dokumente im Zusammenhang mit SOUT werden gespeichert, bis sie in der Regel alle 5 Jahre durch neue ersetzt werden.
ZU andere obligatorische Dokumente gilt:
Es gibt auch Dokumente, zu deren Aufbewahrung das Gesetz nicht verpflichtet ist, die aber dennoch fast jeder Arbeitgeber besitzt, das sind Stellenbeschreibungen, ein Tarifvertrag, ein Auftragsbegründungsbuch.
Nachdem Sie sich für die allgemeinen Pflichtdokumente entschieden haben, müssen Sie sich für die restlichen Dokumente entscheiden. Dazu müssen Sie alle gesetzlichen Dokumente studieren, die die Aktivitäten und den Produktionsprozess des Unternehmens regeln.
Hier können die Dokumente sehr unterschiedlich sein. Wenn Arbeitnehmer beispielsweise Anspruch auf besondere Kleidung und persönliche Schutzausrüstung haben, ist es zwingend erforderlich, die Liste und die Bedingungen für die Bereitstellung dieser für die Arbeitnehmerkategorie per Anordnung oder anderem Verwaltungsdokument zu genehmigen.
Wenn im Unternehmen Mitarbeiter arbeiten, die unregelmäßige Arbeitszeiten haben, nachts arbeiten oder unter schädlichen und gefährlichen Bedingungen arbeiten, müssen die ihnen zustehenden Leistungen und Entschädigungen dokumentiert werden.
Diese Bestimmung listet alle erforderlichen Dokumente, das Verfahren zu deren Aufbewahrung und Aufbewahrungsfristen auf. Diese Regelung ist nicht verpflichtend, erleichtert aber die Arbeit der Personalabteilung erheblich.
Wenn ein Unternehmen von Grund auf neu gegründet wird, ist die erste Person, die sich registriert, der Leiter des Unternehmens.
Er ist es, der dann die Arbeitsverträge mit den übrigen Arbeitnehmern abschließt. Handelt es sich bei der Position des Direktors um eine Wahl, so wird der Arbeitsvertrag mit ihm vom Vorsitzenden des gewählten Gremiums geschlossen. Wenn das Unternehmen Gründer hat, unterzeichnen diese den Vertrag. Ist der Geschäftsführer zugleich Alleingründer oder Einzelunternehmer, schließt er einen Arbeitsvertrag sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber ab.
Wie dem auch sei, der Abschluss eines Arbeitsvertrages und die Erteilung eines Arbeitsauftrages sind zwingende Vorgänge.
Um festzustellen, welche Positionen und wie viele davon für den Betrieb des Unternehmens benötigt werden, a Besetzungstisch. Dafür gibt es ein einheitliches Formular, dessen Verwendung zwar nicht zwingend erforderlich ist, aber sehr praktisch ist.
Bei Bedarf können Sie weitere Spalten hinzufügen. In der Besetzungstabelle sind die Bezeichnung der Stelle, die erforderliche Anzahl der Stabsstellen, das Gehalt bzw. die Vergütungsform sowie die geforderten Zulagen angegeben. In der Besetzungstabelle sind alle Positionen angegeben, beginnend mit der wichtigsten und endend mit dem Hilfspersonal.
IN Arbeitsvorschriften Zunächst wird der Arbeitsplan des Unternehmens angegeben; falls es Schichtpläne gibt, werden diese detailliert beschrieben. In diesem Dokument können auch Anforderungen an das Erscheinungsbild und Verhalten von Mitarbeitern, die Unternehmensethik usw. festgelegt werden.
Zusätzlich zu diesen Klauseln kann der Arbeitgeber beliebige weitere Klauseln in den Arbeitsvertrag aufnehmen, die nicht im Widerspruch zum Gesetz stehen.
Führen Sie alle Logbücher durch, bevor Sie sie verwenden muss vorbereitet werden. Jedes Magazin muss nämlich nummeriert, geschnürt und versiegelt sein. Die Blätter sind vom ersten bis zum letzten fortlaufend nummeriert. Dann werden alle Blätter, außer dem Einband, mit Faden zusammengenäht und auf dem letzten Vorsatzpapier werden zwei Enden angezeichnet. Sie werden mit einem Blatt Papier versiegelt, das jedoch die Anzahl der Blätter angibt und die Unterschrift des Managers oder der für die Führung des Journals verantwortlichen Person trägt.
Jede Zeitschrift gibt ihr Startdatum an und der Name der Organisation ist erforderlich.
Arbeitsunterlagen Da sie zu den wichtigsten Dokumenten der Personalakte gehören und zu den strengen Meldeformularen gehören, sollten sie mit Sorgfalt behandelt werden. Sie müssen in einem mit einem Schlüssel verschlossenen Safe aufbewahrt werden.
Für die Führung der Arbeitsbücher wird eine verantwortliche Person benannt, die diese ausfüllt und für die Aufbewahrung verantwortlich ist. Die Verantwortung wird dem Mitarbeiter im Auftrag der Organisation übertragen.
Bei der Einstellung jedes Mitarbeiters ist es notwendig, einen bestimmten Arbeitsablauf durchzuführen:
Die folgende Video-Playlist bietet Anleitungen zur Durchführung von HR-Aufzeichnungen:
Sie haben noch Fragen? Finden Sie heraus, wie Sie genau Ihr Problem lösen können – rufen Sie gleich an:
Personalbuchhaltung und Büroarbeit von Grund auf – Schritt-für-Schritt-Anleitungen für 2017 stehen unseren Lesern jetzt zur Verfügung. Die Organisation des Personaldokumentenflusses im Unternehmen wird seit März 2014 durch das neue GOST geregelt, das alle Personalverantwortlichen befolgen müssen.
Die Personalaktenverwaltung wird in jedem Unternehmen durchgeführt, in dem Leiharbeitskräfte eingesetzt werden. Wo kann man bei einem Unternehmen, das sich gerade registriert hat, mit der Personalakte beginnen? In einem neu gegründeten Unternehmen liegt die Verwaltung der Personalakten von Grund auf in der Regel auf den Schultern des Managers. Um diese Funktionen sicherzustellen, erlässt der Direktor mit Zustimmung der Gesellschafter (Aktionäre) der Gesellschaft eine Anordnung, in der er sich selbst zum Verantwortlichen für die Führung der Personalakten ernannt.
Anschließend kann bei der Einstellung einer Fachkraft, die mit der Personalakte in der Organisation, einschließlich der Arbeit mit Personal, betraut wird, ihr der entsprechende Arbeitsaufwand in Rechnung gestellt werden. Dies geschieht durch Erteilung eines Auftrages, der einem bestimmten Mitarbeiter die Verantwortung für die Durchführung dieses Arbeitsbereichs zuweist. Diese Verantwortlichkeiten sind außerdem in der Stellenbeschreibung festgelegt, die der Mitarbeiter bei der Unterschrift liest.
Die Personalaktenverwaltung im Jahr 2017 muss wie zuvor in Übereinstimmung mit dem Arbeitsgesetzbuch, den Anweisungen zur Aktenverwaltung und anderen gesetzlichen und lokalen Dokumenten erfolgen. Die Verantwortung für die Personalakten im Falle eines Verstoßes gegen das Gesetz und/oder gegen interne Anordnungen der Geschäftsleitung wird dem Schuldigen in Form von Disziplinarstrafen übertragen.
Die Anweisungen für die Verwaltung von Personalakten sind nicht normativ genehmigt. Daher wird für die Führung von Personalakten und den Dokumentenfluss empfohlen, GOST R 7.0.8-2013 zu befolgen, genehmigt durch die Verordnung von Rosstandart vom 17. Oktober 2013 Nr. 1185-st und trat am 1. März 2014 in Kraft.
Es gibt keine einheitliche Vorlage für Anleitungen zu Personalakten und Büroarbeiten, sondern eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Personalakten von Grund auf mit empfohlenen Schritten zur Organisation des Personaldokumentenflusses und der Buchhaltung in einem Unternehmen. Dank dieses Schritt-für-Schritt-Plans ist es einfach, die Reihenfolge der Aktionen zu erkennen und den Arbeitsaufwand zu steuern.
Wir empfehlen Ihnen, die nachstehenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu lesen, die Ihnen dabei helfen, Personalunterlagen von Grund auf zu organisieren. Basierend auf dem untersuchten Material können Sie in Zukunft Ihren eigenen Aktionsplan entwickeln und diesen befolgen.
Schauen wir uns also Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Personalverwaltung von Grund auf an. Wir stellen Ihnen einen detaillierten Schritt-für-Schritt-Plan zur Verfügung, mit dem Sie Ihren eigenen Personaldienst aufbauen können, beginnend mit der Registrierung des ersten Mitarbeiters im Unternehmen – des Direktors. Daher ist es von Beginn der Unternehmenstätigkeit an wichtig, die Personalakten zu optimieren.
Phasen der Organisation der Personalakten in einem Unternehmen:
Zunächst lohnt es sich zu entscheiden, welche Regelungen bei der Arbeit eines Personalreferenten gefragt sind. Das ist natürlich:
Jedem Mitarbeiter, der für Personalakten verantwortlich ist, muss nicht nur Zugang zu diesen Vorschriften, sondern auch zu anderen Rechtsakten gewährt werden, die im Rahmen der Arbeit erforderlich sein können. Außerdem muss der Personalreferent die neuesten Änderungen und Aktualisierungen der Vorschriften überwachen. Dazu ist es notwendig, entweder eine unabhängige Überwachung der Gesetzgebung sicherzustellen oder Zugangspakete zu verschiedenen Informationsdatenbanken zu erwerben.
Um in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern ein hohes Maß an Personalaktenverwaltung zu gewährleisten, kann auch eine spezielle HR-Software zur Organisation eines Personalverwaltungssystems und zur Führung von Personalakten erforderlich sein.
In der Satzung müssen die Bedingungen für die Einstellung eines Direktors (Generaldirektor, Vorstand) – des Exekutivorgans des Unternehmens – detailliert beschrieben werden. Darüber hinaus legt diese konstituierende Dokumentation die Rahmenbedingungen für die Dauer der Tätigkeit des Managers fest. Darüber hinaus muss der Personalreferent über die neuesten Änderungen der Satzung informiert sein, falls die Eigentümer des Unternehmens über Personalfragen entscheiden.
Der erste Mitarbeiter, der in einem neu gegründeten Unternehmen registriert wird, ist natürlich der Manager. Auf der Grundlage eines von den Eigentümern des Unternehmens genehmigten Protokolls wird daher eine Anordnung erlassen, in der das Datum angegeben ist, an dem der Geschäftsführer seine Aufgaben übernimmt. Dies wird der erste Personalauftrag sein, der im Unternehmen erteilt wird.
Der Personalreferent muss künftig für die chronologische Reihenfolge der erteilten Befehle sorgen. Bei der Prüfung der Arbeitsbedingungen und Personalangelegenheiten achten die Ordnungsbehörden genau auf die Nummerierung der Anordnungen, damit es nicht zu Fällen rückwirkender Anordnungen kommt.
Wir listen die wichtigsten Dokumente auf, die in der Personalakte in jedem Unternehmen mit angestellten Mitarbeitern enthalten sind:
Zu den Pflichtdokumenten gehören auch primäre Buchhaltungsunterlagen, die für jeden Mitarbeiter erstellt werden, sowie Register wie:
Darüber hinaus dürfen folgende Dokumente veröffentlicht werden:
Sollten Anmerkungen zum Dokumentationsformular vorhanden sein, muss der Personalreferent diese beseitigen und die Dokumentenformulare erneut genehmigen. Dokumente, die nicht nur die Führung der Personalakten, sondern auch die Buchhaltung betreffen, müssen sich auch in den Rechnungslegungsgrundsätzen des Unternehmens widerspiegeln.
Dabei kann es sich um eine Person handeln, die für die Führung der Personalakten verantwortlich ist, oder es kann ein separater Mitarbeiter benannt werden, der für die Aufbewahrung und Aufzeichnung ausgegebener und erhaltener Arbeitsbücher verantwortlich ist. Bei Bestellung einer verantwortlichen Person wird eine entsprechende Anordnung erlassen.
Dies ist der letzte Schritt bei der Pflege von Personalakten von Grund auf. Nun wird für jeden eingestellten Mitarbeiter ein Paket mit Personaldokumenten erstellt, das in der Regel einen Arbeitsvertrag, einen Einstellungsauftrag und eine Stellenbeschreibung umfasst; ein Arbeitsbuch wird angenommen/ausgestellt, eine persönliche Karte ausgefüllt, eine Geheimhaltungsvereinbarung über personenbezogene Daten und andere Dokumente unterzeichnet.
Anschließend werden weitere Personalunterlagen zur Regelung des Arbeitstages, zur Lohnberechnung und -auszahlung, zur Urlaubsabrechnung, zur Abwicklung von Krankenständen, Dienstreisen usw. erstellt.
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Die Personalabteilung ist eines der wichtigsten Bindeglieder in jeder modernen Organisation. Nur dank der Spezialisten dieses Dienstes ist es möglich, die Aktivitäten eines Unternehmens effektiv zu verwalten.
Aber um seine Funktionsweise richtig zu organisieren, ist es notwendig:
Liebe Leser! Der Artikel beschreibt typische Wege zur Lösung rechtlicher Probleme, aber jeder Fall ist individuell. Wenn Sie wissen wollen, wie genau Ihr Problem lösen- Kontaktieren Sie einen Berater:
Um die effektiven Aktivitäten der Personalabteilung schnell und kompetent zu organisieren, empfiehlt es sich, einen speziellen Algorithmus zur Durchführung der notwendigen Aktionen zu entwickeln und einzusetzen.
Bevor Sie einen Plan zur Organisation eines effektiven Dokumentenflusses erstellen, müssen Sie entscheiden, wer die Rolle des HR-Spezialisten übernehmen soll. Selbst in einem kleinen Unternehmen wird für den innerbetrieblichen Dokumentenfluss in der Regel die Position der Sekretärin oder des Sachbearbeiters in die Besetzungstabelle aufgenommen.
Dafür gibt es zwei Hauptgründe:
Natürlich ist es in der Praxis akzeptabel, jemandem, der auch mit Dokumenten arbeitet, beispielsweise einem Anwalt oder Buchhalter, zusätzliche Aufgaben zu übertragen. Dies kann jedoch die Effizienz der Haupttätigkeiten des Mitarbeiters erheblich beeinträchtigen, da der Papierkram viel Aufmerksamkeit erfordert.
Die Organisation eines Personalaktenverwaltungssystems besteht aus den folgenden Phasen:
Um einen stabilen Betrieb des Büroarbeitsdienstes sicherzustellen, müssen Sie folgende Dokumente erstellen:
Wenn die Organisation noch keinen Manager ernannt hat, wird dies zunächst erledigt. Er wird derjenige sein:
Die Bildung eines Direktors erfolgt gemäß der Entscheidung, die der Gründer gemeinsam oder einzeln trifft. Sie erlassen eine Anordnung gegenüber der Person, die als erste Person des Unternehmens ernannt wird.
Um die Arbeit des Personalbüros richtig zu organisieren, müssen Sie die grundlegenden Regelungen der aktuellen Gesetzgebung beachten:
Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation ist das wichtigste Dokument, nach dem die Arbeitstätigkeit eines Arbeitnehmers organisiert wird, einschließlich Einstellung, Bezahlung und Arbeitszeiten, Garantien und Leistungen und vielem mehr;
Es gibt mehrere Haupttypen von Buchhaltungsdokumenten, deren Pflege einen ordnungsgemäßen Dokumentenfluss gewährleistet:
Was sind Personalakten und wie werden sie geführt? Lesen Sie unser Material sorgfältiger.
Hier erfahren Sie, wie Sie ein Personalaudit richtig durchführen und warum es notwendig ist.
Ist es möglich, ein Arbeitsbuch zu kaufen und wie viel kostet es? Dies erfahren Sie hier.
Die Arbeit mit Arbeitsbüchern weist zwei Hauptmerkmale auf, die berücksichtigt werden müssen.
Ein eingestellter Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber sein Buch vorlegen. Es wird von ihm bis zur Beendigung des Arbeitsvertrages aufbewahrt.
In diesem Dokument vermerkt die Sekretärin unter Angabe der Organisationsform und des Namens, dass der Mitarbeiter von der Organisation eingestellt wurde. Diese Aufzeichnung wird dann vom Leiter des Unternehmens zertifiziert.
Um einen Mitarbeiter korrekt zu registrieren, genügt es, einem einfachen Algorithmus zu folgen:
Um einen Personalaktendienst einzurichten, reicht es daher aus, die oben genannten Anweisungen zur Organisation seiner Arbeit zu verwenden. Bei der Einrichtung eines solchen Dienstes kommt es vor allem darauf an, sich auf die Bestimmungen der geltenden Gesetzgebung zu verlassen und die Bedürfnisse des Unternehmens je nach seinen organisatorischen Besonderheiten zu berücksichtigen.
Sie haben noch Fragen? Finden Sie heraus, wie Sie genau Ihr Problem lösen können – rufen Sie gleich an.
Guten Tag, liebe Besucher! Was ist Personalarbeit, warum wird sie benötigt und wird sie überhaupt benötigt? Das erfahren Sie in meinem Artikel: HR-Records-Management für Dummies.
So wie für Besucher ein Theater mit der Garderobe beginnt, so beginnt für jeden neu eingestellten Mitarbeiter ein Unternehmen mit der Personalabteilung. Es endet bei ihnen mit der Entlassung.
Die Personalabteilung ist für alle Belange rund um die Mitarbeiter des Unternehmens zuständig:
Wie Sie sehen, ist die Liste sehr umfangreich und nicht vollständig. Die für Personalangelegenheiten zuständige Abteilung ist eine Sondereinheit der Organisation, die mit allen anderen Struktureinheiten des Unternehmens interagiert.
Dabei spielt es keine Rolle, dass das Personal in den meisten Fällen die kleinste Abteilung im Unternehmen ist und manchmal überhaupt nicht zugewiesen wird.
Schauen wir uns nun genauer an, was ein Personalreferent an seinem Arbeitsplatz eigentlich macht – das wird Personalaktenverwaltung sein.
Die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern ist die wichtigste Aufgabe der Personalabteilung. Alle Bewegungen der Mitarbeiter unterliegen seiner Kontrolle. Wenn ein Arbeitssuchender eine freie Stelle sieht und die angegebene Nummer anruft, wird er in 90 von 100 Fällen zum Personal weitergeleitet, wo er zu den Themen beraten wird, die ihn interessieren, und auch einen Termin vereinbaren um zu einem Vorstellungsgespräch zu kommen oder ein Formular auszufüllen.
Nachdem die Führungskraft entschieden hat, dass der Mitarbeiter für ihn geeignet ist, fällt dieser erneut in die Hände eines Personalspezialisten. Und bitte beachten Sie, dass bei der Besetzung einer Stelle im Rahmen eines Auswahlverfahrens auf jeden Fall ein Personalreferent in die Provision einbezogen wird.
Nachdem ein Mitarbeiter eingestellt wurde, geht er zum Personalreferenten, wo er die folgenden Verfahren durchläuft:
Nachdem alle Dokumente unterschrieben und bereitgestellt wurden, erstellt der HR-Spezialist die Personalakte des Mitarbeiters. Es besteht aus allen Kopien von Dokumenten und einem Personalausweis in einheitlicher Form. Darüber hinaus werden künftig alle Anliegen, die den Mitarbeiter direkt betreffen, über die Personalabteilung abgewickelt:
Und bei vielen anderen Fragen lässt sich die Liste nahezu endlos fortsetzen, je nach den Besonderheiten des Unternehmens und der dem Personal zugewiesenen Funktionalität.
Viele würden argumentieren, dass die meisten der aufgeführten Themen in den Bereich der Rechnungslegung fallen, aber nein, das ist nicht so. Ja, es ist die Buchhaltung, die Urlaubsgeld und Barzahlungen berechnet. Sie behält sie, jedoch erst, nachdem sie die entsprechende, von einem Personalmitarbeiter erstellte Bestellung erhalten hat.
Zur Erstellung dieser Anordnungen nutzt der Personalreferent verschiedene Gründe:
Der Personalreferent ist übrigens direkt dem Unternehmensleiter unterstellt. In seltenen Fällen sein Stellvertreter.
Nach der Auftragserteilung werden die Originale und die Auftragsunterlagen archiviert und für die erforderliche Zeit aufbewahrt. Auch dies sollte von einem HR-Spezialisten durchgeführt werden.
Neben der Tatsache, dass Personalmitarbeiter Dokumente für Mitarbeiter vorbereiten, sind sie auch mit anderen Arbeiten beschäftigt, die als Personalaktenverwaltung eingestuft werden können.
Wie Sie sehen, hat ein Personalreferent viel zu tun und ist sehr vielfältig.
In diesem Abschnitt betrachten wir die Interaktion der Personalabteilung mit anderen Abteilungen. Hier sind die wichtigsten:
Der Gesetzgeber verpflichtet nicht zur Einrichtung einer solchen Struktureinheit wie einer Personalabteilung. In der aktuellen Praxis der Büroarbeit ist es jedoch diese Einheit, die den Großteil der im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation vorgesehenen Dokumentation verwaltet.
Kann die Verwaltung von Personalakten vernachlässigt werden? Antwort: Nein, das sollten Sie nicht tun. Und dafür gibt es mehrere Gründe:
Zusammengenommen können wir mit Sicherheit sagen, dass Büroarbeit und Personalakten in jeder Organisation sehr nützlich und notwendig sind. Und zumindest oberflächliche Kenntnisse in diesem Bereich, die „für Dummies“ vermittelt werden, werden mir sicher bei der Einstellung und anschließenden reibungslosen Erfüllung der beruflichen Pflichten helfen.
Und zum Schluss noch ein bisschen Humor...
Mit freundlichen Grüßen, technische Experten.
Personaldatenverwaltung von Grund auf: Schritt-für-Schritt-Anleitung 2019
eine kurze ungefähre Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten von Personalakten in einem neu eröffneten Unternehmen
(Wenn Sie in einer bereits laufenden Kampagne Ordnung schaffen möchten, ist eine andere Schritt-für-Schritt-Anleitung besser für Sie geeignet – Wiederherstellung der Personalakten >>)
Wenn Sie mit der Lieferung an ein neu eröffnetes Unternehmen beauftragt wurden Personalverwaltung von Grund auf, und Sie haben wenig Erfahrung in diesem Bereich (vielleicht sind Sie der Gründer, Manager und bisher einzige Mitarbeiter eines neuen Unternehmens, ein unerfahrener Personalreferent oder sogar ein Buchhalter oder Büroleiter, dem die Personalabteilung zugewiesen wurde, oder ein unerfahrener Unternehmer). ), dann wird Ihnen unser Ratgeber bestimmt weiterhelfen. Es ist einfach und leicht verständlich zusammengestellt, insbesondere für Einsteiger in die Personalbranche.
Und gewiss Die reichhaltigen Reserven unserer Website werden Ihnen dabei helfen :
Ihnen wurde also Personal zugewiesen. Mit was fangen wir an?
1. Besorgen wir uns die nötigen Gesetze, Fachliteratur und Programme. All dies werden Sie bei Ihrer Arbeit benötigen.
2. Wir nehmen von der Geschäftsführung Kopien der Gründungsdokumente der Organisation entgegen und studieren diese sorgfältig.
Personaldokumente müssen mit den Gründungsdokumenten des Unternehmens übereinstimmen und dürfen diesen in keiner Weise widersprechen. Lesen Sie in der Satzung das Verfahren zur Einstellung eines Direktors (Sie werden ihn einstellen) und das Verfahren zur Festsetzung seines Gehalts, den Zeitraum, für den ein Arbeitsvertrag mit ihm abgeschlossen werden kann – einige Merkmale können in der Satzung vorgeschrieben sein. Manchmal schreibt die Satzung das Verfahren für die Einstellung wichtiger Führungskräfte und die Festlegung von Vergütungssystemen für sie vor (z. B. mit vorläufiger Zustimmung der Gründerversammlung) und sogar das Verfahren für die Genehmigung der Besetzungstabelle.
3. Wir legen die Liste der Dokumente fest, die im Personalarbeitsbereich vorhanden sein sollen und die wir erstellen.
Es ist klar, dass Sie in jedem Fall die gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen erstellen werden. Erkundigen Sie sich bei der Geschäftsleitung, welche der optionalen Dokumente Sie für das Unternehmen erstellen werden. Sie können auch vorab mit dem Geschäftsführer klären, welche Sonderkonditionen er in der Betriebsordnung, anderen örtlichen Regelungen und in Arbeitsvertragsformularen sehen möchte.
Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein Kleinstunternehmen handelt, müssen Sie gemäß 309.2 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation möglicherweise einige Dokumente nicht erstellen:
„Der Arbeitgeber ist ein Kleinunternehmen, das als Kleinstunternehmen eingestuft ist. hat das Recht, die Annahme lokaler Vorschriften ganz oder teilweise abzulehnen , mit arbeitsrechtlichen Normen (Betriebsordnung, Vergütungsregelung, Prämienregelung, Schichtplan etc.). Gleichzeitig muss der Arbeitgeber – ein Kleinunternehmen, das als Kleinstunternehmen eingestuft wird – zur Regelung der Arbeitsbeziehungen und anderer direkt damit zusammenhängender Beziehungen in die Arbeitsverträge mit den Arbeitnehmern Bedingungen aufnehmen, die arbeitsrechtliche Fragen regeln Gesetze und andere normative Rechtsakte, die arbeitsrechtliche Normen enthalten, müssen durch örtliche Vorschriften geregelt werden ...“
4. Wir registrieren den Regisseur
Überprüfen Sie, ob der Direktor (CEO) ordnungsgemäß registriert ist. Wenn nicht, registrieren wir zunächst einen Direktor. Er ist der erste Mitarbeiter! Aus den Unterlagen muss hervorgehen, seit wann der Direktor tätig ist. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Bewerbung um eine Regiestelle finden Sie in einer großen Referenzdatenbank und im „HR-Paket“ finden Sie auch die notwendigen Musterdokumente und thematische Beratungen.
5. Wir erstellen eine Besetzungstabelle, interne Arbeitsvorschriften und andere örtliche Vorschriften (siehe Tabelle aus Absatz 3).
Sicherlich verfügt das Unternehmen noch nicht über eine Besetzungstabelle, interne Arbeitsvorschriften oder andere örtliche Vorschriften. Erfinden wir sie. Wir stimmen alle diese Dokumente mit dem Direktor ab. Wir berücksichtigen die Kommentare und Wünsche des Direktors und prüfen, ob diese dem Gesetz widersprechen. Vorgefertigte Fassungen dieser Dokumente werden nach dem gesetzlich festgelegten Verfahren (ggf. unter Berücksichtigung der Meinung der Arbeitnehmervertretung) vereinbart und anschließend vom Unternehmensleiter genehmigt. Wir haben viele Beispiele solcher Dokumente auf unserer Website frei verfügbar. Es gibt viele weitere solcher Muster und thematische Kommentare dazu, Schritt-für-Schritt-Anleitungen für deren Genehmigung in einer großen Referenzdatenbank und im „HR-Paket“. Auf unserer Website können Sie einen neuen nützlichen Artikel frei lesen. Besetzung: Form und Inhalt". Wir empfehlen Abonnenten des HR Practitioner-Magazins die Lektüre des Artikels: " Wir erstellen interne Arbeitsvorschriften: rechtskonform, durchdacht und vorteilhaft für den Arbeitgeber.“ und sehen Sie sich Vorlagen lokaler Vorschriften an.
6. Wir entwickeln eine Standardform eines Arbeitsvertrags, der mit den Mitarbeitern abgeschlossen wird.
Für Abonnenten des HR Practitioner Magazins empfehlen wir das folgende Handbuch: „Wir stellen einen Mitarbeiter ein: Personalfragen“. Daraus erfahren Sie unter anderem, welche Bedingungen für den Arbeitgeber von Vorteil sind, wenn sie in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden, und welche Bedingungen im Gegenteil unerwünscht und gefährlich sind.
7. Wir bereiten weitere Dokumente vor, die wir für die zukünftige Personalarbeit benötigen:
Wir erstellen Buchhaltungsbücher, Registrierungsprotokolle, Stundenzettel, Bestellformulare, Haftungsvereinbarungen usw.
8. Wir entscheiden mit der Geschäftsleitung darüber, wer Arbeitsaufzeichnungen führt .
Wenn noch keine Mitarbeiter eingestellt wurden, muss der Leiter der Organisation (Direktor) zunächst Arbeitsunterlagen führen. Hierüber wird eine Anordnung erlassen. Auf unserer Website finden Sie einen Musterauftrag für den Leiter der Organisation, der die Verantwortung für die Führung, Aufbewahrung, Aufzeichnung und Ausgabe von Arbeitsbüchern übernimmt. Eine solche Anordnung ist zwingend erforderlich; sie ist eine Anforderung des Dekrets der Regierung der Russischen Föderation. Ist dies nicht der Fall, droht dem Arbeitgeber ein Bußgeld. Anschließend kann der Direktor diese Befugnisse auch auf Anordnung auf den übernommenen Personalmitarbeiter übertragen. Auf unserer Website finden Sie ein Bestellformular für die Benennung von Verantwortlichen für die Führung, Aufbewahrung, Erfassung und Ausgabe von Arbeitsbüchern >>
9. Wir melden Mitarbeiter zur Arbeit an.
Dann beginnen die Mitarbeiter mit der Arbeit und für den Personalmitarbeiter beginnt die Phase des Arbeitsalltags, es gilt, einen Stundenzettel zu führen, einen Urlaubsplan zu erstellen, Urlaub zu organisieren, Anreize und Strafen anzuwenden, Dienstreisen, Teilzeit Jobs, Entlassungen und vieles mehr ... Unsere Ressourcen helfen Ihnen bei all dieser Website.
Die Arbeit eines CS-Spezialisten besteht aus der Kenntnis seiner Aufgaben und der Fähigkeit, den Arbeitsalltag, der sehr vielfältig ist, kompetent zu bewältigen. Unter den gegenwärtigen Bedingungen der Minimierung der Anzahl der CS sind Personalverantwortliche aufgrund der Ernennung junger und „unerforschter“ Personalverantwortlichen in der Regel überlastet. HRM-Fakultäten und -Kurse sind eher vom Akademismus als von der Praxis geprägt. Darauf aufbauend wird eine Art „Kompass“ für die Entwicklung Ihres direkten Kurses zur Professionalität vorgeschlagen.
CH. 1. Personalarbeit erfassen und beherrschen.
Erste Schritte
Von Anfang an sollten normale Geschäftsbeziehungen zu den Abteilungsleitern aufgebaut werden. Machen Sie es sich zur Regel, sie vor Ort zu besuchen. Warten Sie nicht darauf, dass jemand zu Ihnen kommt. Gleichzeitig haben Sie einige Fragen an sie, und sie existieren immer. Es ist nützlich, sich zu manchen Dingen beraten zu lassen und taktvoll Fragen zum Gerät zu stellen. Dann werden Sie als normaler Personalreferent und nicht als Büroangestellter wahrgenommen und Sie werden nach und nach zu freundschaftlichen Beziehungen übergehen. Die Kenntnis von Personen und Abteilungen ist nicht weniger wichtig als die korrekte Ausführung technischer Arbeiten. Kompetente Arbeit ist nicht nur das Ergebnis von Professionalität, sondern auch einer effektiven Interaktion mit Führungskräften auf allen Ebenen. Oftmals entwickeln sich schwierige Beziehungen zur Buchhaltung, die „die Decke über sich gezogen“ hat.
Denken Sie daran, dass Sie sich am Haupteingang des Unternehmens befinden. Und hier kommt es auf Ihre Organisation, Unparteilichkeit, die Fähigkeit an, ein Gespräch taktvoll zu strukturieren, das Vertrauen des Kandidaten zu gewinnen, ihn über die Hauptaufgaben aufzuklären, weitere Maßnahmen zu vereinbaren und das Treffen sachlich und respektvoll zu beenden. Im Vorfeld müssen Sie einen Gesprächsplan über das Unternehmen, die beruflichen Aufgaben und Personalthemen im Kopf haben.
Um loszulegen, benötigen Sie Folgendes:
Nachdem Sie die Bewerbung erhalten haben, lesen Sie sie unbedingt durch und klären Sie die Besonderheiten der Stelle. Bei unklaren Fragen sprechen Sie mit dem Verfasser. Dies ist grundsätzlich wichtig, um die Hauptaufgaben von Stellenangeboten zu verstehen und Geschäftskontakte zu knüpfen.
Bei einer Kündigung ist ein respektvoller und taktvoller Umgang mit der Person erforderlich, insbesondere wenn die Kündigung nicht auf ihre Initiative erfolgt. Denn „was kommt, wird auch reagieren.“
Am Tag der Beendigung des Arbeitsvertrages ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer ein Arbeitsbuch auszustellen und Zahlungen an ihn zu leisten, Art. 140 TK.
Wenn es einem Arbeitnehmer aufgrund seiner Abwesenheit oder Verweigerung, es zu erhalten, nicht möglich ist, ein Arbeitsbuch auszustellen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Mitteilung über die Notwendigkeit des Erscheinens des Arbeitsbuchs zuzusenden oder sich mit der Zusendung per Post einverstanden zu erklären, Art . 84 TK. Nicht erhaltener Tr. Die Bücher werden zusammen mit den Anordnungen im Verfassungsgericht aufbewahrt.
Die Aussetzung von der Arbeit ist in Art. geregelt. 76 TK.
Der Einstellungsauftrag muss dem Arbeitnehmer innerhalb von drei Tagen nach dem tatsächlichen Arbeitsbeginn mit seiner Unterschrift bekannt gegeben werden. Innerhalb von 2 Wochen erfolgt ein Eintrag in Tr. Buch oder ein neues wird begonnen, wenn es fehlt. Rekrutierungsfragen werden in Art. beschrieben. 67 – 71 TK. Die Entstehung von Arbeitsbeziehungen wird in Art. diskutiert. 16 – 20 TK.
Gemäß Art. 72 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation sind Änderungen der Bedingungen eines Arbeitsvertrags im Einvernehmen der Parteien durch Abschluss einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag zulässig.
Die Sinnhaftigkeit des Abschlusses von zivilrechtlichen Verträgen (GVV) anstelle von Arbeitsverträgen ist dem „Personalpaket“ zu entnehmen. Eine gängige Form der Zusammenarbeit basiert auf dem GPA in Form einer Vereinbarung über entgeltliche Leistungen (über die Erbringung von Arbeiten).
Bei der Beantragung zusätzlicher Arbeiten (Teilzeitbeschäftigung, Wahrnehmung der Aufgaben eines vorübergehend abwesenden Arbeitnehmers ohne Befreiung von der im Arbeitsvertrag festgelegten Arbeit, Erweiterung der Leistungsbereiche, Erhöhung des Arbeitsvolumens) ist die Dokumentation der Kombination oder des Teils erforderlich -Zeitarbeit, siehe „HR-Paket“.
Gemäß Art. 91 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation ist der Arbeitgeber verpflichtet, Aufzeichnungen über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers zu führen. Einheitliches Formular, genehmigt durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses vom 5. Januar 2004. Nr. 1: Blatt zur Arbeitszeiterfassung und Lohnberechnung (Formular N T-12), Blatt zur Arbeitszeiterfassung (Formular N T-13).
Wenn das Unternehmen Schichtarbeit organisiert, sind Schichtpläne erforderlich, die von den Abteilungsleitern genehmigt und von den Mitarbeitern unterzeichnet werden.
Versetzungen in andere Positionen und Abteilungen erfolgen auf der Grundlage eines Antrags des Mitarbeiters im Einvernehmen mit den Leitern beider Abteilungen und der entsprechenden Anordnung.
Sie müssen:
Die Personalbedarfsplanung soll sowohl aktuelle als auch zukünftige Produktionsaufgaben berücksichtigen. Bei der Sicherstellung langfristiger Aufgaben ist es sinnvoll, eine hochwertige Reserve anzulegen. Damit es real und bereits auf die bevorstehende Arbeit ausgerichtet ist, ist es notwendig, dass diese Personen bereits in ähnlichen Positionen im Unternehmen tätig sind.
Diese Arbeit bezieht sich hauptsächlich auf lokale Regulierungsdokumente.
CH. 2. Professionalisierung des Personalwesens
Wenn Sie die bisherigen Arbeits- und Selbstschulungsschritte durchlaufen und gemeistert haben, werden Sie bei der Durchführung der aktuellen Personalarbeit keine Probleme haben. Und Sie werden in der Lage sein, Probleme mit Abteilungsleitern zu lösen und die oben genannten lokalen Regulierungsdokumente zu entwickeln, inkl. Shtadkas und PVTR. Damit geht Ihr Interessenspektrum über die „Routine“ hinaus und liegt nahe an den Aufgaben des CS, die weit über die Aufgaben eines Spezialisten hinausgehen.
Für die berufliche Weiterentwicklung ist es notwendig, die Ergebnisse zu bestimmten gelösten Problemen selbst zusammenzufassen und zu verstehen, unter welchen Umständen dies möglich war oder warum ein Fehler aufgetreten ist. Die Professionalität wächst, wenn man versteht, was getan wurde, und schriftlich ausdrückt, was sinnvoll ist. Tatsächlich ist es wichtig, es nicht nur zu tun, sondern auch zu sehen, was dahinter steckt. Es kommt oft vor, dass eine Person jahrelang arbeitet, aber dazu gibt es nichts zu sagen – nur konkrete Handlungen ohne eine gemeinsame Vision.
In dieser Phase ist es an der Zeit, mit verschiedenen Publikationen zusammenzuarbeiten, die eine gute Präsenz im Internet haben. Wir können folgende Seiten empfehlen: Elitarium, e-xecutive, ITeam, Business World. Dies reicht aus, wenn Sie sich dort anmelden.
Besorgen Sie sich ein Flash-Laufwerk, wählen Sie darin Ordner mit Themen aus, die Sie interessieren, und füllen Sie sie aus, während Sie jeden Artikel studieren. Zunächst werden folgende Ordner benötigt: Legal. Beratungen, KDP, Personalmanagement (HRM), Corporate Governance, Arbeit der CS, Arbeit von Managern, lokale Regulierungsdokumente, Beschreibung beruflicher Kompetenzen, persönliche Psychologie, sozialpsychologische Praxis, Unternehmensveränderungen, Personalauswahl, Personalbeurteilung, Anregung Mitarbeiter und Teams, Meine Entwicklungen usw. Wenn sich Materialien ansammeln, werden andere Abschnitte angezeigt.
In einigen Jahren werden Sie in der Lage sein, einige thematische Entwicklungen selbst durchzuführen. Schreiben Sie in der Zwischenzeit alle Ihre Gedanken auf, sparen Sie und die Zeit wird kommen.
Die wichtigsten Materialien für die aktuelle Arbeit sind: die Website zur Personalaktenverwaltung „HR Package“, auf der es Antworten auf verschiedene Fragen gibt; Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation und Gesetz über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation. Für weitere Fragen, inkl. Rekrutierung - Internetseiten SuperJob, HeadHunter, Job, Rabota.ru, Rabotamail.ru sowie Personalzeitschriften, von denen es viele gibt.
Abschließend ist festzuhalten, dass die Praxis und die objektiv vorhandenen Unterschiede zwischen Menschen darauf hindeuten, dass nicht jeder Generalpersonaloffizier sein kann. Tatsächlich tendiert die Mehrheit zu einem bestimmten Aufgabenbereich.
Anwendungen
STAATLICHER AUSSCHUSS DER RUSSISCHEN FÖDERATION FÜR STATISTIK
AUFLÖSUNG
ÜBER DIE GENEHMIGUNG EINHEITLICHER FORMEN DER PRIMÄREN RECHNUNGSLEGUNGSDOKUMENTATION FÜR DIE ARBEITSBUCHHALTUNG UND IHRE ZAHLUNG
Um die Anforderungen des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation vom 30. Dezember 2001 N 197-FZ umzusetzen, beschließt das Staatliche Komitee der Russischen Föderation für Statistik:
1. Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation zur Erfassung der Arbeit und ihrer Bezahlung, vereinbart mit dem Finanzministerium der Russischen Föderation, dem Ministerium für wirtschaftliche Entwicklung und Handel der Russischen Föderation, dem Ministerium für Arbeit und soziale Entwicklung der Russischen Föderation:
1.1. Für Personalakten:
N T-1 „Anordnung (Anweisung) zur Einstellung eines Mitarbeiters“, N T-1a „Anordnung (Anweisung) zur Einstellung von Mitarbeitern“, N T-2 „Personalkarte des Mitarbeiters“, N T-2GS (MS) „Personalkarte von ein staatlicher (kommunaler) Angestellter“, N T-3 „Besetzungstabelle“, N T-4 „Registrierungskarte eines wissenschaftlichen, wissenschaftlichen und pädagogischen Mitarbeiters“, N T-5 „Anordnung (Anweisung) über die Versetzung eines Mitarbeiters nach anderer Arbeitsplatz“, N T-5a „Anordnung (Anweisung) zur Versetzung von Arbeitnehmern an einen anderen Arbeitsplatz“, N T-6 „Anordnung (Anweisung) zur Gewährung von Urlaub an einen Mitarbeiter“, N T-6a „Anordnung (Anweisung) zur Gewährung von Urlaub an Arbeitnehmer“, N T-7 „Urlaubsplan“, N T-8 „Anordnung (Anweisung) zur Beendigung (Kündigung) eines Arbeitsvertrags mit einem Arbeitnehmer (Entlassung)“, N T-8a „Anordnung (Anweisung) zur Beendigung (Kündigung) eines Arbeitsvertrags mit Arbeitnehmern (Entlassung)“ „, N T-9 „Anordnung (Anweisung) zur Entsendung eines Arbeitnehmers auf eine Dienstreise“, N T-9a „Anordnung (Anweisung) zur Entsendung von Arbeitnehmern auf eine Dienstreise ", N T-10 „Reisebescheinigung", N T-10a „Büroauftrag zur Entsendung auf eine Geschäftsreise und Bericht über deren Durchführung“, N T-11 „Anordnung (Anweisung) zur Förderung eines Mitarbeiters“, N T- 11a „Anordnung (Anweisung) zur Mitarbeiterförderung“.
1.2. Für die Erfassung der Arbeitszeit und die Lohnabrechnung mit dem Personal:
N T-12 „Arbeitszeitnachweis und Lohnberechnung“, N T-13 „Arbeitszeitnachweis“, N T-49 „Lohnabrechnung“, N T-51 „Lohnabrechnung“, N T-53 „Lohnabrechnung“, N T-53a „Lohnregistrierungsjournal“, N T-54 „Persönliches Konto“, N T-54a „Persönliches Konto (swt)“, N T-60 „Notizberechnung zur Gewährung von Urlaub an einen Mitarbeiter“, N T- 61 „Notizberechnung bei Beendigung (Kündigung) eines Arbeitsvertrags mit einem Arbeitnehmer (Entlassung)“, N T-73 „Akte über die Annahme der im Rahmen eines befristeten Arbeitsvertrags, der für die Dauer einer bestimmten Stelle abgeschlossen wurde, geleisteten Arbeit.“
2. Erweitern Sie die in Abschnitt 1.1 dieser Resolution genannten einheitlichen Formen der primären Buchhaltungsdokumentation auf Organisationen, unabhängig von der Eigentumsform, die auf dem Territorium der Russischen Föderation tätig sind, in Abschnitt 1.2 – auf Organisationen, unabhängig von der Eigentumsform, die auf dem Territorium der Russischen Föderation tätig sind das Territorium der Russischen Föderation, mit Ausnahme der Haushaltsinstitutionen.
