Уже сегодня многие внутренние документы организации можно перевести в электронный вид (например, служебные записки, заявки на выделение денежных средств, различные внутренние отчеты, поручения и т. п.). Необходимо разработать нормативно-правовую базу организации, регламентирующую применение ЭЦП. Такой регламент обеспечит электронным документам юридическую силу - возможность представлять их в суде в качестве доказательства. Безусловно, небольшая правоприменительная практика вносит некоторые ограничения в применение ЭЦП, но не является принципиальным барьером для построения в отдельной компании внутреннего юридически значимого электронного документооборота.

Действующие лица и исполнители

Как следует из вышеизложенного, ЭЦП - это аналог собственноручной подписи человека, применяемый в электронных документах. Электронно-цифровая подпись создается с помощью закрытого ключа - уникальной последовательности символов, которая известна его владельцу и предназначена для создания ЭЦП в электронных документах с использованием соответствующих средств.

Получатели электронного документа, подписанного ЭЦП, имеют возможность проверить действительность подписи посредством открытого ключа и убедиться в том, что документ подлинный, а ЭЦП принадлежит именно тому лицу, которое в нем указано. Открытый ключ - это уникальная последовательность символов, которая математически связана с закрытым ключом ЭЦП. Открытый и закрытый ключи образуют так называемую ключевую пару.

Открытый ключ доступен любому пользователю информационной системы в составе сертификата ключа. Сертификат ключа является аналогом документа, удостоверяющего личность (например, паспорта). Это документ на бумажном носителе либо электронный документ с ЭЦП уполномоченного лица (сотрудника) удостоверяющего центра. Сертификат ключа помимо открытого ключа ЭЦП содержит идентификационные данные владельца. Сертификат передается пользователю СЭД и выполняет две задачи: подтверждает подлинность ЭЦП и идентифицирует владельца сертификата ключа подписи.

И в том и в другом случае используются средства электронно-цифровой подписи - программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий реализацию хотя бы одной из следующих функций: создание ЭЦП в электронном документе с использованием закрытого ключа ЭЦП; подтверждение с использованием открытого ключа ЭЦП подлинности ЭЦП в электронном документе; создание закрытых и открытых ключей ЭЦП.

Аналогом третейского судьи, которому доверяют все участники документооборота, является удостоверяющий центр - организационная структура, осуществляющая деятельность по управлению сертификатами ключей и поддержке их использования в различных подсистемах корпоративной информационной системы. Удостоверяющий центр может быть внешней организацией или подразделением той или иной компании.

Еще один участник процесса - криптопровайдер. Это программный или аппаратно-программный модуль, реализующий один или несколько криптографических алгоритмов и предоставляющий свои функции внешним системам.

Аналогом даты на бумажном документе, которую собственноручно проставляет лицо, подписывающее документ, является штамп времени. Речь идет о свидетельстве третьей доверенной стороны - организационной единицы, носящей название службы штампов времени. СЭД передает туда так называемое хеш-сообщение, которое получается в результате криптографического преобразования документа. На это сообщение служба ставит штамп (средствами своего программно-аппаратного обеспечения), удостоверяющий, что электронный документ существовал на данный момент времени. В результате к хеш-сообщению добавляется значение, указывающее, когда службой штампов времени был получен запрос на проставление штампа времени. Проставляемое значение служба штампов времени подписывает собственной ЭЦП и возвращает документ обратно в СЭД.

Совокупность аппаратно-программного обеспечения, а также персонала, политик и процедур, необходимых для создания, хранения, распределения, управления жизненным циклом и использования сертификатов открытых и связанных закрытых ключей называется инфраструктурой открытых ключей (ИОК).

Как всегда, все дело в деталях реализации!

Выбирая СЭД с поддержкой ЭЦП, следует обратить внимание на особенности реализации выбранной системы. Рассмотрим ключевые аспекты, которые необходимо учитывать.

Не только содержание, но и форма

Во многих СЭД в качестве электронного документа рассматривается файл какого-либо типа (например, Microsoft Word или Adobe Acrobat), прилагаемый к регистрационной карточке. Хотелось бы обратить внимание на одно обстоятельство: подписание просто файлов (содержательной части документов) не представляет большого интереса для организации. Строго говоря, не вся информация в документе является “неструктурированной”, документ кроме содержательной части содержит реквизиты, которые можно и нужно выделять в отдельную структуру, чтобы в дальнейшем осуществлять по ним поиск и классификацию документов. Во многих ситуациях полезно подписывать не только содержание, но и форму. В этом случае можно отображать на экране компьютера и распечатывать электронный документ в том виде, в котором он был подписан, что позволит избежать всяческих конфликтных ситуаций.

Все нюансы бумажного документооборота

ЭЦП должна быть равнозначна собственноручной подписи и учитывать все нюансы бумажного делопроизводства. А именно - необходимо, чтобы СЭД позволяла подписать часть документа, поставить подпись в электронном документе последовательно (подписывается документ и все имеющиеся ЭЦП), параллельно (подписывается документ и все ЭЦП нижележащих уровней).

На рисунке 3 приведены примеры использования ЭЦП в документе. Подпись “заверяю” - последовательная подпись первого уровня - охватывает только содержательную часть документа (это подпись автора документа). Подписи “согласовано 1” и “согласовано 2” (визы согласующих) - это параллельные подписи второго уровня. Они охватывают содержательную часть документа и подпись первого уровня и при этом не зависят друг от друга. Подпись “утверждаю” (виза руководителя) - последовательная подпись третьего уровня - охватывает содержательную часть документа и все предыдущие подписи.

Формат электронного документа

Для полноценной реализации ЭЦП система электронного документооборота должна поддерживать формат документа, являющийся канонической формой, к которой будет приводиться любой “электронный документ” в СЭД. С точки зрения удобства работы и перспективы развития и интеграции предпочтительны СЭД, которые для описания формата документа используют язык XML. В настоящий момент международными организациями ведется работа по созданию стандарта формата электронного документа.

Штамп времени

Важно отметить, что при работе с ЭЦП неизбежно возникает проблема, обусловленная тем, что срок действия любого сертификата ограничен определенным промежутком времени. По истечении срока действия сертификата все созданные при его помощи ЭЦП теряют свое значение, поскольку невозможно определить, была ли ЭЦП создана, когда сертификат еще действовал или когда срок его действия уже закончился. А это, в соответствии с федеральным законом “Об электронно-цифровой подписи”, автоматически означает недействительность ЭЦП.

Поэтому внимание заслуживают лишь СЭД, интегрированные со службой штампов времени, которая позволяет в один из атрибутов системы помещать штамп, фиксирующий момент создания ЭЦП. При таком решении имеется возможность проверять ЭЦП с учетом того, действовал ли сертификат в момент создания этой ЭЦП, а не в момент проверки.

Однако и этот штамп заверяется ЭЦП службы штампов времени, сертификат которой также имеет ограниченный срок действия. Для нивелирования данной проблемы существует стандартизированная методика, которая должна быть реализована в СЭД. Ее суть заключается в том, что, когда срок действия сертификата службы штампов времени подходит к концу, СЭД запрашивает для старого сертификата и набора служебной информации штамп времени с ЭЦП на новом сертификате, срок действия которого только начинается. Таким образом, благодаря действительности нового сертификата можно доказать, что до момента заверения действовал и старый сертификат.

Архивная копия электронного документа

СЭД должна позволять участнику системы получить архивную копию подписанного электронного документа, которая может быть представлена в качестве доказательства в случае возникновения конфликтной ситуации. Разумеется, необходимо учитывать ограничения политики безопасности, касающиеся конфиденциальных документов.

Создание ЭЦП под документом

Это действие должно выполняться пользователем осознанно. Не допускается подписывать документ в автоматическом режиме. Система обязательно должна задать вопрос, будет ли пользователь подписывать документ. Во многих существующих СЭД этому не уделяется должное внимание. Более того, некоторые разработчики, увлекаясь автоматизацией, специально реализуют автоматическую простановку ЭЦП под документом, что является абсолютно неверным подходом.

Делегирование полномочий

Отдельный вопрос - делегирование должностных полномочий одного пользователя системы другому. Очень часто руководители передают свое право подписания электронного документа доверенному лицу, при этом параллельно подписывают бумажный экземпляр документа, который в данном случае и является оригиналом. Вопрос не простой. Следует получить квалифицированную консультацию у юриста, в каких случаях делегирование допустимо и не противоречит действующему законодательству и каким образом этот факт должен быть оформлен документально. Просто передавать другому сотруднику свой закрытый ключ для создания ЭЦП недопустимо, поскольку такая ситуация трактуется как компрометация ключа, а следовательно, полученная под документом ЭЦП не является легитимной.

Если говорить о реализации СЭД, то технически делегирование реализуется как выпуск удостоверяющим центром специальных сертификатов, имеющих ограниченное применение (указывается в сведениях об отношениях) и срок действия; при этом в реквизитах ЭЦП указывается, от кого делегированы данные полномочия. Для многих читателей термин “сведения об отношениях” почти наверняка покажется странным. Этим термином обозначается свойство сертификата, позволяющее ограничить область его применения. Например, сотрудник имеет право поставить подпись под служебной запиской, но не имеет права подписать финансовый документ.

Бизнес-логика СЭД должна различать сертификаты, выпущенные для делегирования полномочий. Проверьте, чтобы эти возможности поддерживала СЭД и обеспечивающая ее инфраструктура.

Внедрение СЭД с ЭЦП в организации: факторы успеха

Регламент

Для обеспечения юридической значимости электронных документов в организации должен быть разработан и утвержден регламент применения ЭЦП. Разработку регламента следует поручить квалифицированным специалистам и привлечь (в качестве консультантов) юристов. При этом необходимо доработать внутреннюю нормативно-правовую базу компании с тем, чтобы регламент не противоречил другим нормативным актам. Для органов государственной власти кроме перечисленного требуется, чтобы средства ЭЦП и удостоверяющий центр были сертифицированы в установленном законом порядке.

Осведомленность

Участники системы электронного документооборота должны хорошо понимать, что такое ЭЦП, как ее использовать и что она им дает. Это может быть обеспечено проведением семинаров по применению ЭЦП для руководителей подразделений. А уже затем руководители должны довести до своих подчиненных, какие выгоды получает компания и каждый сотрудник от внедрения ЭЦП.

“Свои” или “чужие”?

При развертывании в организации СЭД с ЭЦП необходимо решить, какую инфраструктуру открытого ключа использовать: разворачивать ли собственную (внутренняя) или прибегнуть к услугам сторонней компании (внешняя).

Как правило, крупные компании и холдинги реализуют ИОК собственными силами, т. е. службы являются внутренними. Это решение имеет ряд преимуществ, поскольку позволяет полностью контролировать процесс функционирования ИОК. Для средних организаций экономически целесообразным может оказаться использование услуг других компаний. При этом между организацией и компанией-поставщиком заключается договор на предоставление услуг удостоверяющего центра и службы штампов времени.

Для территориально распределенных организаций может быть целесообразным использование собственной иерархической структуры удостоверяющих центров. В этом случае удостоверяющий центр будет иметь корневой и подчиненные центры регистрации. Технически центры регистрации оснащены аппаратно-программными комплексами, реализующими функции работы с сертификатами ключей. В иерархической структуре удостоверяющего центра каждый центр регистрации (узел, к которому подключаются конечные пользователи) имеет собственный сертификат ключа, выпущенный и подписанный вышестоящим центром регистрации. При этом корневой центр регистрации использует сертификат ключа, подписанный собственным закрытым ключом (так называемый самоподписанный сертификат), так как у него нет вышестоящего центра регистрации. Установка самоподписанного сертификата корневого центра регистрации должна осуществляться по процедуре, исключающей подмену этого сертификата.

Факторы, влияющие на успех внедрения СЭД с ЭЦП

Организационные

· Понимание того, для чего необходима ЭЦП и какие выгоды можно получить от ее применения.

· Политика информационной безопасности.

· Регламент бумажного делопроизводства.

· Нормативно-правовая база применения ЭЦП в СЭД.

· Квалифицированные специалисты в области информационной безопасности.

Технические

· В организации развернута инфраструктура открытых ключей либо имеется договор о предоставлении услуг удостоверяющего центра сторонней организацией.

· Развернута служба штампов времени.

· Обеспечивается доверенная среда выполнения программного обеспечения СЭД на рабочих местах пользователей и серверах.

· На рабочих местах развернуты необходимые средства криптографической защиты.

Кроме того, необходимо учитывать количество запросов, поступающих в удостоверяющий центр в единицу времени, и рассчитывать производительность сетевого оборудования, с тем чтобы обеспечить приемлемое время обработки запроса.

Выбор компонентов ИОК

Важным этапом является определение критериев, по которым следует выбирать компоненты ИОК. Необходимо изучить предлагаемые инфраструктуры открытых ключей: программное обеспечение удостоверяющего центра, аппаратно-программные или программные реализации систем для служб штампов времени, аппаратно-программные или программные криптопровайдеры. Выбор компонентов не слишком широк, и получить профессиональную консультацию вполне возможно. При этом необходимо иметь в виду, что имеющиеся аппаратно-программные комплексы импортного производства не обеспечивают работу с российскими криптографическими алгоритмами. Поддержка этих алгоритмов будет нужна, если возникнет потребность в сертификации СЭД.

Из практики внедрения СЭД следует отметить, что наиболее остро встает вопрос организации развертывания службы штампов времени, состоящей из двух частей: сервера штампов времени и доверенного источника времени. Конкретная реализация службы зависит от потребности организации в длительном хранении электронных документов, подписанных ЭЦП. Как правило, сервер штампов времени, с которым необходима периодическая синхронизация, является внешним по отношению к организации и, таким образом, становится “точкой отказа”. Необходимо проработать вопрос обеспечения доступа к резервному серверу доверенного времени. На данный момент вопрос с доверенным источником времени на уровне государства никак не решен.

Выбор СЭД

Определившись с инфраструктурой, нужно потратить значительные усилия на выбор СЭД, поскольку предложений очень много. Принципиальные требования к СЭД уже обсуждались выше. Здесь отметим следующее.

Разработчики подавляющего большинства СЭД, представленных на рынке, заявляют, что поддерживают юридически значимый электронный документооборот, однако термин этот у каждого трактуется по-своему. Например, ЭЦП проставляется без использования штампов времени, но документ объявляется юридически значимым. Как правило, заявление о поддержке юридически значимого документооборота является преувеличением, поскольку многие важные вопросы использования ЭЦП остаются неразрешенными. В этой связи следует критически относиться к подобным заявлениям и уточнять: что же понимает под юридически значимым документооборотом конкретный производитель СЭД.

Желательно выбрать поставщика СЭД, имеющего опыт разработки регламента применения ЭЦП.

Во многих случаях в СЭД отсутствуют средства для разбора конфликтных ситуаций, связанных с действительностью ЭЦП или отрицанием авторства, что технически не позволяет представить доказательства в суде. В СЭД должна существовать четкая процедура разбора конфликтных ситуаций и представления доказательств третьей стороне.

Не исключено, что будет принято решение заказать разработку системы или существенно доработать существующую в организации СЭД. Последний подход не многим отличается по трудоемкости от заказной разработки, но значительно уступает в эффективности решения.

Управление внедрением

Внедрению должна предшествовать разработка стратегии организации. В этом документе следует четко сформулировать цели внедрения СЭД, определить принципы построения и этапы внедрения СЭД в организации. Развертывание ЭЦП является составной частью процесса внедрения СЭД, и рассматривать этот процесс как независимый не рекомендуется. Внедрение же СЭД является ответственным делом, и подходить к нему следует с особой тщательностью.

При внедрении СЭД очень важна разработка нормативно-правовой базы. Этот процесс выполняется поэтапно (параллельно с внедрением самой системы) с учетом особенностей делопроизводства в организации и выбранной СЭД.

Как показывает практика, СЭД с ЭЦП можно внедрить безболезненно, если ЭЦП является составной частью архитектуры системы. Компания получит безусловную выгоду, если ЭЦП частично внедрена в СЭД, например, в таких подсистемах, как “ведение договоров”, “заявки на денежные средства” и т. п., но максимальную выгоду от применения СЭД можно извлечь только при полномасштабном развертывании ЭЦП.

Доверие к инфраструктуре

Обеспечение доверия к внешнему окружению СЭД является ключевым моментом развертывания ЭЦП в организации. Особое внимание следует обратить на доверенную (т. е. исключающую подмену) установку на рабочем месте пользователя самоподписанного сертификата корневого центра регистрации.

Желательно также обеспечить доверенную среду, в которой будет работать СЭД. Для получения полностью доверенной среды необходимо использовать ряд аппаратно-программных компонентов, обеспечивающих (возможно их поэтапное подключение):

• доверенную загрузку операционной системы, например, с использованием “электронного замка”;
• регулярное обновление антивирусного ПО (как на серверах организации, так и на рабочих станциях);
• централизованную установку ПО на рабочих местах пользователя.

Необходимо также получить гарантии от разработчиков СЭД на отсутствие недокументированных функций в системе.

Если все эти вопросы тщательно проработаны, то организационные и технические сложности процесса внедрения ЭЦП будут минимальными.

Заключение

Изначально СЭД проектировались без учета применения ЭЦП, они моделировали работу с бумажными документами, от которых организации не собирались отказываться. По мере осознания того, что ЭЦП использовать нужно, разработчики стали встраивать в существующие СЭД функции ЭЦП, рассматривая их как дополнительные. Однако в результате получались решения с ограниченными возможностями, поскольку полноценное встраивание ЭЦП требовало слишком больших переделок в существующих системах.

Сегодня, на очередном витке развития информационных технологий, разработчики вновь создаваемых СЭД уже не рассматривают ЭЦП как некое дополнение и учитывают необходимость ее применения уже на этапе разработки архитектуры системы.

Мировой опыт развития СЭД показывает, что перспективы применения ЭЦП в электронном документообороте и смежных областях весьма впечатляющи. Наблюдается бурное развитие технологий потокового сканирования и распознавания графических образов, что позволяет перевести практически любые бумажные документы в электронный вид и обеспечить эффективный полнотекстовый поиск по ним. Развивается ИОК. В сочетании с общей тенденцией к ускорению принятия решений по документам и потребностью именно в юридически значимых электронных документах это приводит к тому, что электронная цифровая подпись становится востребованной как никогда ранее.