बैठक- हा एक विशिष्ट प्रकारचा व्यवस्थापन क्रियाकलाप आहे, ज्याचे स्वतःचे नियम आणि नमुने आहेत, संस्थेच्या जीवनाचा अविभाज्य भाग आहे. प्रॉडक्शन मीटिंग्स तुम्हाला माहितीची देवाणघेवाण करण्यास, संपूर्ण मते ओळखण्यास, समस्येचे संभाव्य निराकरण ओळखण्यास आणि आवश्यक व्यवस्थापन निर्णय घेण्यास अनुमती देतात. मीटिंग दरम्यान, प्रत्येक सहभागीला त्यांची स्थिती स्पष्ट करण्याची आणि चर्चेच्या विषयावरील विविध दृष्टिकोन समजून घेण्याची संधी असते.

मीटिंग हे सांघिक ऐक्य आणि विकासाचे एक चांगले साधन आहे; यामुळे संयुक्त क्रियाकलापांमध्ये रस वाढतो आणि इष्टतम निर्णय घेतले जातात. त्याच वेळी, बैठक ही एक जटिल प्रक्रिया आहे जी व्यवस्थापक आणि अधीनस्थ दोघांच्या कामकाजाच्या वेळेचा महत्त्वपूर्ण भाग घेते. बैठक अधिक प्रभावी करण्यासाठी, ती काळजीपूर्वक तयार करणे आवश्यक आहे.

टेबल 21.2.3 मध्ये दिलेल्या निकषांनुसार (9) बैठकांचे वर्गीकरण केले जाऊ शकते.

बैठकीचे आयोजनतीन टप्प्यांचा समावेश आहे:

/. बैठकीची तयारी करत आहे. तयारीच्या टप्प्यात हे समाविष्ट आहे:

1. बैठक आयोजित करण्याची गरज आणि व्यवहार्यता निश्चित करणे;

2. अजेंडाचा विकास;

3. सहभागींच्या रचनांचे निर्धारण;

4. कार्यक्रमाची तारीख आणि वेळ निश्चित करणे;

5. ठिकाणाचे निर्धारण.

व्याख्या करणे बैठक आयोजित करण्याची गरज आणि उपयुक्तता,व्यवस्थापकाने ध्येय साध्य करण्यासाठी इतर सर्व शक्यतांचे विश्लेषण केले पाहिजे आणि मीटिंगच्या फायद्यांची खात्री केल्यानंतरच ती आयोजित करण्याचा निर्णय घ्यावा.

मुख्य ध्येयप्रकल्प व्यवस्थापनादरम्यान घेतलेल्या उत्पादन बैठका आहेत:

1. क्रियाकलापांचे नियंत्रण आणि समन्वय;

2. कामाची कार्यक्षमता वाढवणे;

3. नवीन कल्पना शोधा;

4. तपशीलवार नियोजन पार पाडणे;

5. जटिल माहितीचे विश्लेषण;

6. संसाधन वितरण;

7. संघर्ष निराकरण;

8. संघ विकास.

विकसनशील अजेंडा,सहभागींना सभेचा विषय आणि उद्दिष्टे यांची आगाऊ ओळख करून देण्यासाठी आणि त्यांना तयारी करण्याची संधी देण्यासाठी मीटिंगचा उद्देश स्पष्टपणे तयार करणे आवश्यक आहे.

सहभागींची यादीसभेची निवड अशा प्रकारे केली पाहिजे की त्यांचा अनुभव आणि विद्वत्ता यामुळे समस्येवर तोडगा काढणे शक्य होईल. याव्यतिरिक्त, या समस्येमुळे थेट प्रभावित झालेल्या तज्ञांना आमंत्रित करणे आवश्यक आहे. सहभागींची रचना निश्चित केल्यावर, त्यांचे पत्ते आणि दूरध्वनी क्रमांक दर्शविणारी त्यांची यादी संकलित करणे उचित आहे, जे त्यांच्याशी पुढील संप्रेषणाची शक्यता सुनिश्चित करेल.

नियुक्ती तारीख आणि वेळसभा, त्याची वारंवारता लक्षात घेतली पाहिजे. नियमित सभा साधारणपणे त्याच दिवशी, एकाच वेळी, त्याच ठिकाणी होतात.

ठिकाणमीटिंग मॅनेजरच्या ऑफिसमध्ये, खास सुसज्ज खोलीत असू शकतात.

//. बैठक घेत आहे एक जटिल प्रक्रिया ज्यासाठी नियंत्रक (अध्यक्ष) आणि मीटिंगमधील सहभागींकडून काही कौशल्ये आवश्यक असतात. सभेदरम्यान एक विशेष वातावरण तयार करण्यासाठी अध्यक्ष जबाबदार असतो - विश्वासाचे वातावरण, म्हणून, त्याच्या कामाच्या दरम्यान, त्याने एकाच वेळी दोन भूमिका पार पाडल्या पाहिजेत: नेता आणि सहभागी. भूमिकांची सुसंगतता सुनिश्चित करणे हा एक महत्त्वाचा मुद्दा आहे, कारण अग्रगण्य भूमिकेच्या वर्चस्वामुळे प्रशासन, औपचारिक व्यवस्थापन आणि संमेलनाचा हेतू साध्य होऊ शकत नाही आणि दुसऱ्या भूमिकेच्या प्राबल्यमुळे व्यवस्थापनाचे धागे नष्ट होतात. बैठक तथापि, एक सहभागी म्हणून, त्याच्याकडे अधिक शक्ती आणि निर्णय घेण्याची क्षमता आहे.

इतर मीटिंग सहभागींच्या भूमिका खालीलप्रमाणे वितरीत केल्या आहेत:

1. सहाय्यक (अध्यक्षांना बैठक आयोजित करण्यात मदत करते);

2. सचिव (मीटिंगचे मिनिट्स ठेवतो, आवश्यक कागदपत्रे आणि संदर्भ साहित्य तयार करतो, ते मीटिंगमधील सहभागींना प्रदान करतो, सहसा समस्यांच्या चर्चेत भाग घेत नाही);

3. गट सदस्य (समस्येवर चर्चा करा आणि उपाय सुचवा).

मीटिंग आयोजित करताना, तुम्हाला यासाठी वाटप केलेला वेळ लक्षात ठेवणे आवश्यक आहे. अनुपालनाद्वारे बैठकीचे कार्यक्षम आचरण सुलभ होते नियमपूर्व-स्थापित नियमांच्या अनुपस्थितीमुळे चर्चा लांबते, त्याची परिणामकारकता कमी होते आणि व्यवसायासारखे वातावरण विकसित होते.

कोणत्याही बैठकीदरम्यान, अनेक सामाजिक-मानसिक कार्ये अंमलात आणली जातात: मीटिंगमधील प्रत्येक सहभागीद्वारे समस्येचे सार स्पष्टपणे समजून घेण्यासाठी आवश्यक प्रमाणात माहिती गोळा करणे; प्रक्रिया, मूल्यमापन, माहितीची निवड, संभाव्य उपाय शोधणे आणि विशिष्ट निर्णय घेणे. हे करण्यासाठी, अध्यक्षांनी हे सुनिश्चित केले पाहिजे की चर्चेतील सहभागींचे स्पेशलायझेशन स्पष्ट आहे, प्रत्येकजण उपयुक्त योगदान देऊ शकेल. सहभागींची नावे आणि पदे दर्शवून त्यांची एकमेकांशी ओळख करून देण्याचा सल्ला दिला जातो. सर्व सहभागींद्वारे समस्येची अस्पष्ट समज हे खूप महत्वाचे आहे, म्हणून समस्या स्पष्टपणे सांगितली पाहिजे, त्याचे महत्त्व काय आहे ते दर्शवा, त्याचे समाधान काय परिणाम देऊ शकते आणि निराकरण न झालेल्या समस्येचे परिणाम काय आहेत.

पुढे, अध्यक्षांनी सर्व सहभागींना मुक्तपणे त्यांची मते आणि सूचना मांडण्याची, चर्चेच्या प्रगतीचे निरीक्षण करण्याची आणि निष्क्रियांना सक्रिय करण्याची संधी दिली पाहिजे. चर्चेदरम्यान, कल्पना एका विशिष्ट क्रमात आणणे, चर्चेचा धागा राखणे, विषयांची पुनरावृत्ती टाळणे, विषय टाळणे, प्रदीर्घ एकपात्री प्रयोग आणि सहभागींचा वैयक्तिक संघर्ष टाळणे योग्य आहे. समस्येच्या सर्व पैलूंचा समावेश करणे आणि शक्य तितके प्रस्ताव गोळा करणे उचित आहे.

प्रत्येकाचे ऐकल्यानंतर, अध्यक्ष स्वतःचे मत व्यक्त करू शकतात, मुख्य रचनात्मक प्रस्तावांवर प्रकाश टाकू शकतात, गट सदस्यांचे लक्ष उपलब्ध संसाधनांकडे आकर्षित करू शकतात आणि प्राथमिक विश्लेषण करू शकतात.

///. सभेचा शेवट. बैठकीत निर्णय घेणे आणि त्याची अंमलबजावणी करणे हा अंतिम टप्पा आहे. बैठकीत, सर्व सहभागींद्वारे निर्णय घेतला जातो आणि तो दोन प्रकारे केला जाऊ शकतो.

पहिली पद्धत म्हणजे विशेष निवडून आलेला आयोग, ज्यावर निर्णय तयार करण्याची जबाबदारी सोपवली जाते, तो त्याचा मसुदा आगाऊ तयार करतो. प्रकल्प मीटिंगच्या सहभागींद्वारे ऐकला जातो, त्यानंतर समायोजन केले जातात. केलेले समायोजन विचारात घेऊन, मतदानाच्या निकालांच्या आधारे निर्णय तयार केला जातो आणि स्वीकारला जातो.

दुसरी पद्धत अशी आहे की अध्यक्ष स्वतः सहभागींच्या विधानांचा सारांश देतो, निकालांची बेरीज करतो आणि निर्णय तयार करतो. प्रत्येकाला एक किंवा दुसऱ्या प्रमाणात अनुकूल असा निर्णय घेतला जाईल याची खात्री करून त्याने सहमती शोधली पाहिजे. एकदा निर्णय घेतल्यानंतर, पुढील सर्व क्रिया स्पष्टपणे वितरित करणे, जबाबदार व्यक्ती, अंतिम मुदत आणि अंमलबजावणीची पडताळणी करण्यासाठी यंत्रणा सूचित करणे आवश्यक आहे.

सभेची प्रगती, घेतलेले निर्णय, कार्यवाहक आणि अंतिम मुदत सभेच्या इतिवृत्तात नोंदवणे आवश्यक आहे.

बैठकीचा प्रोटोकॉलहा एक प्राथमिक अधिकृत दस्तऐवज आहे जो व्यवस्थापकास विशिष्ट कलाकारांकडून नियुक्त केलेल्या कामाच्या अंमलबजावणीची मागणी करण्यास अनुमती देतो.

असे घडते की मीटिंग दरम्यान व्यक्त केलेल्या काही कल्पना नंतर वापरल्या जात नाहीत, तथापि, त्या रेकॉर्ड केल्या पाहिजेत आणि लिहून ठेवल्या पाहिजेत.

सभेचे इतिवृत्त मंजूर केले जाणे आणि सहभागींना वितरित करणे आवश्यक आहे. मिळालेल्या परिणामांशी निर्धारित प्रारंभिक उद्दिष्टांची तुलना करून मीटिंगचे यश निश्चित केले जाते का?

निर्णय घेणे हा व्यवस्थापकीय कामाचा मुख्य प्रकार आहे. व्यवस्थापनाचा निर्णय म्हणजे पर्यायाची निवड, समस्या परिस्थितीचे निराकरण करण्याच्या उद्देशाने केलेली कृती. व्यवस्थापन निर्णय व्यवस्थापकाच्या व्यवस्थापकीय क्रियाकलापाचा परिणाम आहे आणि एखाद्या वस्तूच्या स्थितीबद्दलच्या माहितीचे नियंत्रण माहितीमध्ये अर्थपूर्ण रूपांतर करण्याच्या सर्जनशील प्रक्रियेचे प्रतिनिधित्व करते.

आधार म्हणून स्वीकारलेल्या निकषांवर अवलंबून, व्यवस्थापन निर्णयांचे वेगवेगळे वर्गीकरण स्वीकार्य आहे (तक्ता 21.2.4.).

तक्ता 21.2.4. व्यवस्थापन निर्णयांचे वर्गीकरण
वर्गीकरण वैशिष्ट्य	उपायांचे प्रकार प्रकारांची वैशिष्ट्ये
परिणामांच्या कालावधीनुसार	1. दीर्घकालीन 2. मध्यमकालीन 3. अल्पकालीन
दत्तक घेण्याच्या वारंवारतेनुसार	1. एक-वेळ 2. आवर्ती
व्याप्तीच्या रुंदीनुसार	1. सामान्य 2. अत्यंत विशेष
तयारीच्या स्वरूपानुसार	1. वैयक्तिक 2. गट 3. सामूहिक
जटिलतेने	1. साधे 2. जटिल
नियमन च्या कडकपणा नुसार	1. समोच्च, कलाकारांच्या कृतींचा अंदाजे आकृती द्या, त्यांना उपाय अंमलात आणण्यासाठी तंत्र आणि पद्धती निवडण्याचे स्वातंत्र्य द्या 2. संरचित, कलाकारांच्या कृतींचे काटेकोरपणे नियमन करा, केवळ किरकोळ समस्यांचे निराकरण करण्यासाठी पुढाकार घेण्याची संधी प्रदान करा 3. अल्गोरिदमिक, कलाकारांच्या क्रियाकलापांचे अत्यंत काटेकोरपणे नियमन करतात, त्यांच्या भागावरील पुढाकार पूर्णपणे वगळून
निर्णय घेण्याच्या अटी आणि पद्धतींनुसार	1. संस्थात्मक निर्णय, संस्थेसाठी निर्धारित उद्दिष्टे साध्य करण्यासाठी त्याच्या नोकरीच्या जबाबदाऱ्या पूर्ण करण्यासाठी आवश्यक व्यवस्थापकाची निवड, यासह: a. एक प्रोग्राम केलेला निर्णय जो प्रकल्पाद्वारे निर्दिष्ट केलेल्या निर्देशांनुसारच निवडीच्या शक्यतेसह संभाव्य पर्यायांच्या मर्यादित संख्येची उपस्थिती गृहीत धरतो b. एक अनप्रोग्राम केलेला निर्णय जो नवीन परिस्थितींशी संबंधित आहे जो अंतर्गत संरचित किंवा संबंधित नाही सहअज्ञात घटक 2. अंतर्ज्ञानी निर्णय, जो योग्य आहे या भावनेवर आधारित निवड आहे 3. निर्णयावर आधारित निर्णय - ही निवड ज्ञान किंवा मागील अनुभवाच्या आधारावर केली जाते

निर्णय तयार करण्याची प्रक्रिया तक्ता 21.2.5 मध्ये सादर केलेल्या टप्प्यांच्या मालिकेच्या स्वरूपात सादर केली जाऊ शकते.

तक्ता 21.2.5. निर्णय निर्मितीचा क्रम
निर्मिती स्टेज	स्टेजची सामग्री
1. उत्पादन समस्येचे विधान	समस्येच्या परिस्थितीचे विश्लेषण, ज्याचे निराकरण आवश्यक आहे, परिस्थितीचा अभ्यास, उद्दिष्टे, समस्येचे निदान, निकषांची प्राथमिक रचना
2. मर्यादा ओळखणे आणि निर्णय घेण्याच्या निकषांचे समर्थन करणे	संभाव्य मर्यादांची ओळख (आवश्यक श्रम, साहित्य, आर्थिक संसाधनांचा अभाव, आवश्यक तंत्रज्ञानाचा अभाव, काही विधायी कृतींची उपस्थिती, नैतिक मानके) ज्यामुळे इष्टतम निर्णय घेण्याची शक्यता कमी होते. निर्बंधांचे स्त्रोत आणि सार स्थापित करणे. पर्यायी पर्यायांचे मूल्यांकन करण्यासाठी निकषांचे औचित्य
3. पर्याय ओळखणे	समस्येचे निराकरण करण्यासाठी संभाव्य पर्यायी मार्गांचा विकास
4. पर्यायांची तुलना आणि मूल्यमापन	प्रत्येक पर्यायाचे मूल्यांकन, सकारात्मक आणि नकारात्मक पैलू तसेच संभाव्य एकूण परिणाम लक्षात घेऊन
5. सर्वोत्तम उपाय निवडणे	सर्वात अनुकूल एकूण परिणामांसह पर्याय निवडणे
6. समाधानाची अंमलबजावणी	निर्णय निर्दिष्ट करण्यासाठी उपाययोजना करणे आणि कार्यकारिणीच्या तात्काळ निदर्शनास आणणे
7. अंमलबजावणीवर नियंत्रण	नियंत्रण आणि नियंत्रित प्रणालींमध्ये अभिप्राय स्थापित करणे, केवळ अंमलबजावणी योजनेतील विचलनच नव्हे तर निराकरणातील त्रुटी देखील ओळखणे आणि आवश्यक समायोजन करणे, कारणे निश्चित करणे.

नियमानुसार, अंतर्निहित माहितीच्या अनुपस्थितीत निर्णय घेतले जातात, म्हणून, निर्णय घेण्याच्या प्रक्रियेमध्ये निर्णय प्रक्रियेचे दोन्ही घटक आणि त्यांचे पर्याय समाविष्ट असतात (तक्ता 21.2.6.).

तक्ता 21.2.6. निर्णय प्रक्रियेचे घटक आणि त्यांचे पर्याय
घटक	पर्याय
1. तथ्ये - अ. निर्विवाद, निर्विवाद, निःसंशय; b बदलू ​​शकते आणि कालबाह्य होऊ शकते; c निर्णय घेण्यासाठी आवश्यक, परंतु अनेकदा अनुपलब्ध	1. माहिती - अ. खरे आणि खोटे असू शकते; b न्यायाशी संबंधित; तथ्य समाविष्टीत आहे; तथ्यांच्या कमतरतेच्या बाबतीत वापरले जाते; विश्वसनीय आणि न्याय्य असणे आवश्यक आहे
2. ज्ञान - अ. भूतकाळातील अनुभवातील सर्व ओळखल्या गेलेल्या छटा आणि नातेसंबंधांसह तथ्यांचे काळजीपूर्वक वजन केले; b संपूर्ण चित्र प्रदान करण्यासाठी तथ्यांशी संलग्न आहेत; अपुरे असल्यास, सल्ला आणि निर्णय आवश्यक आहे	2. टिपा - अ. वैयक्तिक घटकांच्या समूहाने, भूतकाळातील तथ्यांचे विधान आणि निष्कर्षांसह इतर लोकांच्या अनुभवांद्वारे कंडिशन केलेले; b अनेकदा लपलेले परिणाम असतात जे शब्दांच्या थेट विरुद्ध असतात, सल्लागार दिलेल्या सल्ल्यासाठी जबाबदार नसतात; c सल्ला नेहमी त्यांच्या ज्ञानाच्या आणि अनुभवाच्या दृष्टिकोनातून विचारात घेतला जातो.
3. अनुभव - अ. वैयक्तिक असणे आवश्यक नाही, परंतु निश्चितपणे प्रवेशयोग्य; b ते काळजीपूर्वक साठवले पाहिजे, त्यांच्यापासून गुप्त ठेवू नये. ज्याला त्याची गरज आहे, केवळ सकारात्मकच नाही तर नकारात्मक देखील आहे: ते बेडवर निश्चित केले पाहिजे; प्रत्येक विभागाचा अनुभव केवळ स्वतःसाठी वापरणे वगळले पाहिजे.	३. प्रयोग - अ. अनुभवाच्या अनुपस्थितीत आवश्यक; b योग्य लक्ष आणि काळजी घेऊन केले पाहिजे: उच्च खर्चामुळे, केवळ धोरणात्मक समस्या सोडवताना किंवा आपत्कालीन परिस्थितीत तज्ञांशी संपर्क साधावा
4. विश्लेषण - अ. दोन्ही स्तंभांमध्ये परिच्छेद 1-3 एकत्र आणण्याची प्रक्रिया, या संदर्भात प्रक्रिया करणे आणि त्यांचे मूल्यांकन करणे, उदाहरणे लक्षात घेऊन. 5. निवाडा - अ. त्याला पर्याय नाही; ही मुख्य गुणवत्ता आहे ज्याद्वारे निर्णय घेणाऱ्याचे मूल्यांकन केले जाते.	4. अंतर्ज्ञान - बी. जेव्हा विश्लेषण शक्य नसते तेव्हा वापरले जाते; c योग्य निर्णयाच्या सहज कल्पनेवर आधारित, एक सक्षम, माहितीपूर्ण अंदाज लावला जातो; d पहिल्या संधीवर विश्लेषण केले जाते.

तयारी आणि निर्णय घेण्याच्या प्रक्रियेवर परिणाम करणाऱ्या घटकांपैकी, निर्णय घेण्याचे वातावरण, सामाजिक गट, संघाचा प्रभाव तसेच नेत्याच्या व्यक्तिमत्त्वाची वैशिष्ट्ये खूप महत्त्वाची आहेत. निर्णय वैयक्तिकरित्या किंवा सामूहिक दृष्टिकोन वापरून घेतले जाऊ शकतात.

गट दृष्टिकोननिर्णय घेणे उच्च प्रमाणाची वैधता, त्रुटींची कमी संभाव्यता आणि बहुविध अभ्यासांची उपस्थिती प्रदान करते. मुक्त संप्रेषण आणि सहकार्याचे वातावरण आणि निर्णयांचे परस्पर समायोजन करण्याची शक्यता यामुळे हे सुलभ होते.

निर्णय विकसित करण्यासाठी गट कार्याचे प्रकार म्हणजे मीटिंग्ज, कमिशनमध्ये काम इ.

जर एखाद्या गटाला गुंतागुंतीची समस्या भेडसावत असेल, तर व्यवस्थापन निर्णय तयार करण्याची एक प्रभावी पद्धत म्हणजे "मंथन" पद्धत. संस्थेतील आमूलाग्र बदलांशी संबंधित समस्यांचे निराकरण करण्यासाठी सामूहिक पद्धती वापरणे देखील उचित आहे, कारण यामुळे त्यांची चांगली धारणा सुनिश्चित होते आणि त्याद्वारे समाधानाच्या अंमलबजावणीची प्रभावीता वाढण्यास मदत होते.

तथापि, गट दृष्टिकोन विकास, चर्चा, करार आणि निर्णय घेण्यासाठी बराच वेळ आवश्यक आहे.

सानुकूलित उपायसहसा अशा प्रकरणांमध्ये वापरले जाते जेथे वेळ घटक निर्णायक महत्त्वाचा असतो. हे निर्णय कादंबरी असू शकतात आणि त्यांच्याकडे गैर-मानक दृष्टीकोन असू शकतो, विशेषत: जर ते असामान्य व्यक्तीने घेतले असतील.

नेत्याच्या वैयक्तिक वैशिष्ट्यांचा संच जो वाहून नेतो सहपरफॉर्मर्स, फॉर्मसाठी निर्णय तयार करते व्यक्तिमत्व प्रोफाइलव्यवस्थापन निर्णय, वैयक्तिक निर्णय प्रोफाइलच्या प्रकारांची वैशिष्ट्ये तक्ता 21.2.7 मध्ये दिली आहेत.

वैयक्तिक प्रोफाइल प्रकार	वैशिष्ट्यपूर्ण
व्यवस्थापन प्रकार उपाय	अशा लोकांचे वैशिष्ट्य जे समस्येच्या परिस्थिती आणि आवश्यकतांच्या प्राथमिक विश्लेषणाच्या प्रक्रियेत उद्भवलेल्या पूर्व-तयार केलेल्या प्रारंभिक कल्पनेसह समस्येचे निराकरण करण्यास सुरवात करतात. एखाद्या व्यक्तीचे लक्ष गृहितके तयार करणे आणि त्यांच्या चाचणीकडे तितकेच आकर्षित केले जाते. निर्णय घेण्याचा हा संतुलित दृष्टीकोन सर्वात फलदायी आहे
आवेगपूर्ण निर्णय	ते अशा लोकांचे वैशिष्ट्य आहेत जे सहजपणे कल्पना निर्माण करतात आणि त्यांचे मूल्यमापन आणि स्पष्टीकरण करण्यासाठी कृतींपेक्षा गृहीतके विकसित करण्याच्या प्रक्रियेस प्राधान्य देतात, म्हणून, निर्णय प्रक्रियेत कोणतेही औचित्य नाही. आवश्यक औचित्याशिवाय निर्णय अंमलात आणण्याच्या व्यवस्थापकाच्या इच्छेमुळे व्यवस्थापन प्रक्रियेची कार्यक्षमता कमी होऊ शकते
जड समाधान	अनिश्चित, अत्यंत सावध शोधाचा परिणाम दर्शवा. प्रारंभिक गृहीतक विकसित झाल्यानंतर, ते परिष्कृत करण्याची प्रक्रिया मंदावते. एखादी व्यक्ती निर्णय घेण्याच्या त्याच्या दृष्टिकोनाचे गंभीरपणे मूल्यांकन करते, ते वारंवार तपासते, ज्यामुळे निर्णय घेण्याची प्रक्रिया मंदावते.

तक्ता 21.2.7. व्यक्तिमत्व निर्णय प्रोफाइलचे प्रकार
वैयक्तिक प्रोफाइल प्रकार	वैशिष्ट्यपूर्ण
धोकादायक निर्णय	आवेगपूर्ण गोष्टींसारखेच असतात, परंतु त्यांच्या विपरीत, निर्णय प्रक्रियेदरम्यान गृहीतके सिद्ध करण्याचा टप्पा वगळला जात नाही, जरी एखादी व्यक्ती विसंगती शोधल्यानंतरच मूल्यांकन करण्यास सुरवात करते. परिणामी, तात्काळ नसले तरी, गृहीतके तयार करणे आणि त्यांची चाचणी करण्याचे घटक संतुलित आहेत
सावध निर्णय	हे गृहितकांच्या काळजीपूर्वक मूल्यांकनाचे परिणाम आहेत आणि उच्च गंभीरतेने वैशिष्ट्यीकृत आहेत. असे निर्णय परिणामांच्या सक्रिय मूल्यांकनाद्वारे दर्शविले जातात. सावध व्यक्तीला यशापेक्षा चुकांची भीती वाटते, त्यामुळे चुका टाळणे हे त्याचे ध्येय असते. हे त्याला निर्णय घेण्यापूर्वी मोठ्या प्रमाणात विविध तयारी क्रिया करण्यास भाग पाडते

निर्णय घेण्याच्या प्रक्रियेवर ते कोणत्या परिस्थितीत केले जातात याचा मोठ्या प्रमाणावर प्रभाव पडतो. निश्चितता आणि जोखीम (अनिश्चितता) वातावरणात निर्णय घेतले जाऊ शकतात. निश्चिततेच्या परिस्थितीत, व्यवस्थापकास प्रत्येक पर्यायाच्या परिणामांवर विश्वास असतो. जोखमीच्या वातावरणात, व्यवस्थापक केवळ उपलब्ध पर्यायांपैकी प्रत्येकाच्या यशाची संभाव्यता ठरवू शकतो. निर्णय घेताना व्यवस्थापकाची संस्कृती, संस्थात्मक संस्कृतीची मूल्ये आणि परंपरा, ज्याचा कर्मचाऱ्यांच्या वर्तनावर आणि परस्परसंवादावर महत्त्वपूर्ण प्रभाव पडतो हे खूप महत्वाचे आहे.

सोल्यूशन तयार करण्याच्या प्रक्रियेत, परस्परविरोधी आवश्यकतांमध्ये समेट करणे आणि विद्यमान विरोधाभास गुळगुळीत करणे आवश्यक आहे. हे औपचारिक पद्धतीने न करता, अंतिम परिणाम साध्य करण्याच्या उद्देशाने वाजवी तडजोडीद्वारे करणे उचित आहे. एका महत्त्वाच्या निर्णयासाठी सहसा नंतरचे अनेक निर्णय घ्यावे लागतात आणि म्हणून व्यवस्थापकाला प्रकल्प व्यवस्थापन प्रणालीमधील निर्णयांच्या परस्परावलंबनाची चांगली समज असणे आवश्यक आहे. याव्यतिरिक्त, व्यवस्थापकाने निर्णयाचा दुहेरी प्रभाव लक्षात ठेवला पाहिजे: उत्पादन-आर्थिक आणि नैतिक-मानसिक. निर्णयाच्या शुद्धतेचे मूल्यांकन केवळ उत्पादन निर्देशकांद्वारेच नाही तर कामगारांच्या वर्तनाद्वारे देखील केले जाते जेव्हा ते उत्पादन उद्दिष्टे साध्य करतात, त्यांची क्रियाकलाप, पुढाकार आणि सामूहिकता.

भाग व्यवस्थापन निर्णयांसाठी आवश्यकता, समाविष्ट आहे:

1. कार्यक्षमता,जी संस्थेची उद्दिष्टे साध्य करण्यासाठी सर्वात संपूर्ण तरतूद समजली जाते;

2. कार्यक्षमता,ज्यामध्ये सर्वात कमी खर्चात निर्धारित उद्दिष्ट साध्य करणे सुनिश्चित करणे समाविष्ट आहे;

3. समयसूचकता,ज्याचा अर्थ केवळ वेळेवर घेतलेला निर्णयच नाही तर उद्दिष्ट साध्य करण्याची समयोचितता देखील आहे. निर्णय घेण्यास विलंब किंवा अवास्तव निर्णय अपेक्षित परिणाम कमी करू शकतात (महागाई, राजकीय परिस्थितीतील बदल आणि इतर घटकांमुळे). जसजसा वेळ निघून जाईल, तसतसा हा उपाय कालबाह्य होऊ शकतो आणि भविष्यात त्याचा अर्थ उरणार नाही;

4. वैधतानिर्णय, ज्याचा अर्थ त्याच्या विश्वसनीयता आणि बंधनकारकतेच्या पुराव्याची उपस्थिती;

5. वास्तववादनिर्णय, जो त्याच्या वास्तविक अंमलबजावणीची शक्यता गृहित धरतो. समाधानाची अंमलबजावणी करणाऱ्या संघाच्या क्षमता आणि संसाधनांशी जुळले पाहिजे. अमूर्त उपाय प्रभावी नसतात आणि कलाकारांमध्ये मतांचे विभाजन करतात.

निर्णयांची परिणामकारकता साध्य करण्यासाठी कोणतेही महत्त्व नाही, अंमलबजावणी प्रक्रियेत थेट सहभागींना घेतलेले निर्णय संप्रेषण करण्याच्या पद्धती आहेत. एक्झिक्युटर्सकडे निर्णय आणणे हे समूह किंवा वैयक्तिक कार्यांमध्ये विभागून आणि एक्झिक्युटर्स निवडून आणणे उचित आहे. प्रत्येक कलाकाराला कार्याची नियुक्ती त्याच्या अधिकृत कर्तव्ये लक्षात घेऊन केली जाते;

निर्णयांचे पालन न करण्याची सामान्य कारणे आहेत (9):

1. निर्णयाच्या निर्मितीमध्ये अपुरी स्पष्टता;

2. निर्णय स्पष्टपणे आणि स्पष्टपणे तयार केला गेला होता, परंतु एक्झिक्युटरला तो खराब समजला होता;

3. निर्णय निष्पादकाने स्पष्टपणे तयार केला होता आणि समजला होता, परंतु त्याच्या अंमलबजावणीसाठी आवश्यक अटी आणि साधन गहाळ होते;

4. निर्णय स्पष्टपणे कॉन्ट्रॅक्टरने तयार केला होता आणि समजला होता, ज्याच्याकडे त्याची अंमलबजावणी करण्यासाठी सर्व आवश्यक माध्यमे होती, परंतु या उपाय पर्यायासह कंत्राटदाराचा कोणताही अंतर्गत करार नव्हता. कदाचित कलाकाराकडे समस्येचे स्वतःचे निराकरण होते, त्याच्या दृष्टिकोनातून अधिक प्रभावी. अशाप्रकारे, घेतलेल्या निर्णयांच्या अंमलबजावणीसाठी योग्य पद्धती निवडण्याची व्यवस्थापकाची क्षमता, संपूर्णपणे उद्देश आणि व्यक्तिनिष्ठ दोन्ही घटक विचारात घेण्याची आणि त्यावर मात करण्याची क्षमता, अनावश्यक क्रिया आणि खर्च काढून टाकते, कर्मचाऱ्यांमधील संबंध सुधारते, त्यांना सक्रिय होण्यास प्रोत्साहित करते आणि सुविधा देते. अंमलबजावणी उपायांवर नियंत्रण आणि संभाव्य त्रुटी ओळखणे.

मीटिंग ही एक विशिष्ट प्रकारची व्यवस्थापन क्रियाकलाप आहे, ज्याचे स्वतःचे नियम आणि नमुने आहेत आणि संस्थेच्या जीवनाचा अविभाज्य भाग आहे. प्रॉडक्शन मीटिंग्ज तुम्हाला माहितीची देवाणघेवाण करण्यास, संपूर्ण मते ओळखण्यास, समस्येचे संभाव्य निराकरण ओळखण्यास आणि आवश्यक व्यवस्थापन निर्णय घेण्यास अनुमती देतात.

मीटिंग दरम्यान, प्रत्येक सहभागीला त्यांची स्थिती स्पष्ट करण्याची आणि चर्चेच्या विषयावरील विविध दृष्टिकोन समजून घेण्याची संधी असते.

खालील निकषांनुसार मीटिंगचे वर्गीकरण केले जाऊ शकते:

नियुक्ती करून;

वारंवारतेनुसार;

सहभागींच्या संख्येनुसार;

सहभागींच्या रचनेच्या स्थिरतेच्या प्रमाणात;

संलग्नता द्वारे.

त्यांच्या उद्देशाच्या आधारावर, बैठका निर्णय घेणे आणि निर्णय घेणे, अंतिम, मूल्यमापनात्मक, माहितीपूर्ण आणि ऑपरेशनल मध्ये विभागल्या जातात.

वारंवारता (होल्डिंगची वारंवारता) च्या आधारावर, मीटिंग्ज एक-वेळ, नियतकालिक आणि नियमित विभागल्या जातात.

सहभागींच्या संख्येवर अवलंबून, संकीर्ण रचना (5 लोकांपर्यंत), विस्तारित (20 लोकांपर्यंत), प्रतिनिधी (20 पेक्षा जास्त लोक) असलेल्या बैठका आहेत.

सहभागींच्या संरचनेतील स्थिरतेच्या डिग्रीनुसार, मीटिंग्स निश्चित रचना असलेल्या मीटिंगमध्ये विभागल्या जातात; प्रत्येक बैठकीसाठी तयार केलेल्या यादीनुसार निमंत्रितांसह; एकत्रित

त्यांच्या संलग्नतेनुसार, सभा वैज्ञानिक आणि तांत्रिक, प्रशासकीय, संयुक्त सार्वजनिक संस्था इत्यादींमध्ये विभागल्या जातात.

वेगवेगळ्या दृष्टिकोनाचे स्वागत केले जाते आणि रचनात्मक प्रस्ताव तयार केले जातात अशा बैठका उपयुक्त आहेत. मीटिंग हे सांघिक ऐक्य आणि विकासाचे एक चांगले साधन आहे; यामुळे संयुक्त क्रियाकलापांमध्ये रस वाढतो आणि इष्टतम निर्णय घेतले जातात. त्याच वेळी, बैठक ही एक जटिल प्रक्रिया आहे जी व्यवस्थापक आणि अधीनस्थ दोघांच्या कामकाजाच्या वेळेचा महत्त्वपूर्ण भाग घेते. बैठक अधिक प्रभावी करण्यासाठी, ती काळजीपूर्वक तयार करणे आवश्यक आहे.

सभेचे आयोजन तीन टप्प्यात होते:

तयारी;

धारण करणे

निर्णय घेणे.

तयारीच्या टप्प्यात हे समाविष्ट आहे:

बैठक आयोजित करण्याची आवश्यकता आणि व्यवहार्यता निश्चित करणे;

अजेंडा विकास;

सहभागींची रचना निश्चित करणे;

कार्यक्रमाची तारीख आणि वेळ निश्चित करणे;

ठिकाणाचे निर्धारण.

मीटिंग आयोजित करण्याची गरज आणि उपयुक्तता ठरवताना, व्यवस्थापकाने ध्येय साध्य करण्यासाठी इतर सर्व शक्यतांचे विश्लेषण केले पाहिजे आणि मीटिंगच्या फायद्यांची खात्री पटल्यानंतरच ती आयोजित करण्याचा निर्णय घ्यावा.

गुंतवणूक व्यवस्थापनादरम्यान आयोजित केलेल्या उत्पादन बैठकांचे मुख्य उद्दिष्ट आहेत:

क्रियाकलापांचे नियंत्रण आणि समन्वय;

कामाची कार्यक्षमता वाढवणे;

नवीन कल्पना शोधा;

तपशीलवार नियोजन पार पाडणे;

जटिल माहितीचे विश्लेषण;

संसाधन वाटप;

संघर्ष निराकरण;

संघ विकास.

अजेंडा विकसित करताना, मीटिंगचा उद्देश स्पष्टपणे तयार करणे आवश्यक आहे जेणेकरून सहभागींना मीटिंगचा विषय आणि उद्दिष्टे अगोदरच परिचित करा आणि त्यांना तयारीची संधी द्या.

मीटिंगमधील सहभागींची रचना अशा प्रकारे निवडली पाहिजे की त्यांचा अनुभव आणि अभ्यासामुळे समस्येचे निराकरण करणे शक्य होईल.

याव्यतिरिक्त, या समस्येमुळे थेट प्रभावित झालेल्या तज्ञांना आमंत्रित करणे आवश्यक आहे.

सहभागींची रचना निश्चित केल्यावर, त्यांचे पत्ते आणि दूरध्वनी क्रमांक दर्शविणारी त्यांची यादी संकलित करणे उचित आहे, जे त्यांच्याशी पुढील संप्रेषणाची शक्यता सुनिश्चित करेल.

मीटिंगसाठी तारीख आणि वेळ सेट करताना, त्याची वारंवारता लक्षात घेणे आवश्यक आहे. नियमित सभा साधारणपणे त्याच दिवशी, एकाच वेळी, त्याच ठिकाणी होतात.

बैठकीचे ठिकाण व्यवस्थापकाचे कार्यालय किंवा विशेष सुसज्ज खोली असू शकते.

बैठक आयोजित करणे ही एक जटिल प्रक्रिया आहे. यासाठी प्रस्तुतकर्ता (अध्यक्ष) आणि मीटिंगमधील सहभागींकडून काही कौशल्ये आवश्यक आहेत. सभेदरम्यान एक विशेष वातावरण तयार करण्यासाठी अध्यक्ष जबाबदार असतो - विश्वासाचे वातावरण, म्हणून, त्याच्या कामाच्या दरम्यान, त्याने एकाच वेळी दोन भूमिका पार पाडल्या पाहिजेत: नेता आणि सहभागी. भूमिकांची सुसंगतता सुनिश्चित करणे हा एक महत्त्वाचा मुद्दा आहे, कारण अग्रगण्य भूमिकेच्या वर्चस्वामुळे प्रशासन, औपचारिक व्यवस्थापन आणि संमेलनाचा हेतू साध्य होऊ शकत नाही आणि दुसऱ्या भूमिकेच्या प्राबल्यमुळे व्यवस्थापनाचे धागे नष्ट होतात. बैठक तथापि, एक सहभागी म्हणून, त्याच्याकडे अधिक शक्ती आणि निर्णय घेण्याची क्षमता आहे.

इतर सभेतील सहभागींच्या भूमिका खालीलप्रमाणे वितरीत केल्या जातात: संदर्भित (अध्यक्षांना मीटिंग आयोजित करण्यात मदत करते); सचिव (मीटिंगचे मिनिट्स ठेवतो, आवश्यक कागदपत्रे आणि संदर्भ साहित्य तयार करतो, ते मीटिंगमधील सहभागींना प्रदान करतो, सहसा समस्यांच्या चर्चेत भाग घेत नाही); गट सदस्य (समस्येवर चर्चा करा आणि उपाय सुचवा).

मीटिंग आयोजित करताना, तुम्हाला यासाठी वाटप केलेला वेळ लक्षात ठेवणे आवश्यक आहे. नियमांचे पालन केल्याने बैठकीचे कार्यक्षम आचरण सुलभ होते. पूर्व-स्थापित नियमांच्या अनुपस्थितीमुळे चर्चा लांबते, त्याची परिणामकारकता कमी होते आणि व्यवसायासारखे वातावरण विकसित होते.

कोणत्याही बैठकीदरम्यान, अनेक सामाजिक-मानसिक कार्ये अंमलात आणली जातात: मीटिंगमधील प्रत्येक सहभागीद्वारे समस्येचे सार स्पष्टपणे समजून घेण्यासाठी आवश्यक प्रमाणात माहिती गोळा करणे: प्रक्रिया करणे, मूल्यांकन करणे, माहिती निवडणे, संभाव्य उपाय शोधणे आणि तयार करणे. एक विशिष्ट निर्णय. हे करण्यासाठी, खुर्चीने हे सुनिश्चित केले पाहिजे की चर्चेतील सहभागींचे स्पेशलायझेशन स्पष्ट आहे आणि प्रत्येकजण उपयुक्त योगदान देऊ शकेल. सहभागींची नावे आणि पदे दर्शवून त्यांची एकमेकांशी ओळख करून देण्याचा सल्ला दिला जातो. सर्व सहभागींद्वारे समस्येचे अस्पष्ट आकलन हे खूप महत्वाचे आहे, म्हणून समस्या स्पष्टपणे सांगितली पाहिजे, त्याचे महत्त्व काय आहे ते दर्शवा, त्याचे निराकरण काय परिणाम देऊ शकते आणि निराकरण न झालेल्या समस्येचे परिणाम काय आहेत.

पुढे, अध्यक्षांनी सर्व सहभागींना मुक्तपणे त्यांची मते आणि सूचना मांडण्याची, चर्चेच्या प्रगतीचे निरीक्षण करण्याची आणि निष्क्रियांना सक्रिय करण्याची संधी दिली पाहिजे. चर्चेदरम्यान, कल्पना एका विशिष्ट क्रमात आणणे, चर्चेचा धागा राखणे, विषयांची पुनरावृत्ती टाळणे, विषय टाळणे, प्रदीर्घ एकपात्री प्रयोग आणि सहभागींचा वैयक्तिक संघर्ष टाळणे योग्य आहे. समस्येच्या सर्व पैलूंचा समावेश करणे आणि शक्य तितके प्रस्ताव गोळा करणे उचित आहे.

प्रत्येकाचे ऐकल्यानंतर, अध्यक्ष स्वतःचे मत व्यक्त करू शकतात, मुख्य रचनात्मक प्रस्तावांवर प्रकाश टाकू शकतात, गट सदस्यांचे लक्ष उपलब्ध संसाधनांकडे आकर्षित करू शकतात आणि प्राथमिक विश्लेषण करू शकतात.

बैठकीत निर्णय घेणे आणि त्याची अंमलबजावणी करणे हा अंतिम टप्पा आहे. बैठकीत, सर्व सहभागींद्वारे निर्णय घेतला जातो आणि तो दोन प्रकारे केला जाऊ शकतो.

पहिली पद्धत म्हणजे विशेष निवडून आलेला आयोग, ज्यावर निर्णय तयार करण्याची जबाबदारी सोपवली जाते, तो त्याचा मसुदा आगाऊ तयार करतो. प्रकल्प मीटिंगच्या सहभागींद्वारे ऐकला जातो, त्यानंतर समायोजन केले जातात. केलेले समायोजन विचारात घेऊन, मतदानाच्या निकालांच्या आधारे निर्णय तयार केला जातो आणि स्वीकारला जातो.

दुसरी पद्धत अशी आहे की अध्यक्ष स्वतः सहभागींच्या विधानांचा सारांश देतो, निकालांची बेरीज करतो आणि निर्णय तयार करतो. प्रत्येकाला एक किंवा दुसऱ्या प्रमाणात अनुकूल असा निर्णय घेतला जाईल याची खात्री करून त्याने सहमती शोधली पाहिजे. एकदा निर्णय घेतल्यानंतर, पुढील सर्व क्रिया स्पष्टपणे वितरित करणे, जबाबदार व्यक्ती, अंतिम मुदत आणि अंमलबजावणीची पडताळणी करण्यासाठी यंत्रणा सूचित करणे आवश्यक आहे.

अधिक प्रभावी व्यवसाय बैठकीसाठी व्यवसाय बैठक योजना तयार केली जाते, जी सामूहिक व्यवस्थापन निर्णयांच्या त्यानंतरच्या अवलंबनासाठी माहितीच्या देवाणघेवाणीद्वारे विशिष्ट संख्येतील सहभागींसाठी व्यवसाय संप्रेषण आयोजित करण्याचा एक प्रकार आहे.

व्यावसायिक बैठकांचा उद्देश संप्रेषणाद्वारे कर्मचाऱ्यांच्या क्रियाकलापांना योग्य दिशेने बदलणे हा आहे. व्यवसाय बैठकीच्या योजनेमध्ये विशिष्ट कार्ये आणि निर्दिष्ट परिणाम सेट करणे समाविष्ट असते, तर व्यवसाय बैठकीसाठी योजना तयार करणे त्यांच्या प्रकार, उद्दिष्टे आणि समस्यांच्या प्रणालीवर अवलंबून असते.

व्यवसाय बैठकीसाठी योजना सोडत आहे

व्यवसाय बैठकीची योजना अजेंडा तयार करण्यापासून सुरू होते, जी बैठकीच्या विषय आणि उद्दिष्टांनुसार विकसित केली जाते. अजेंडा मुख्य वक्ता, त्याचे सह-वक्ते, बैठकीची वेळ आणि सभांचे स्थान सूचित करू शकते.

त्यानंतर, सहभागींची मुख्य रचना स्पष्ट केली जाते आणि विशिष्ट स्वरूपाची आमंत्रणे पाठविली जातात. व्यवसाय बैठका तयार करण्याच्या प्रक्रियेत, नियम विकसित केले जातात जे प्रक्रिया आणि घटकांची प्रणाली प्रदान करतात, त्यांची अंतिम मुदत परिभाषित करतात. बिझनेस मीटिंगच्या योजनेसाठी, सर्वप्रथम, आमंत्रित केलेल्यांपैकी बहुसंख्य (व्यवस्थापक, विशेषज्ञ, कर्मचारी, कामगार) संबंधित समस्यांचे सूत्र तयार करणे आवश्यक आहे. बिझनेस मीटिंग प्लॅनमध्ये समाविष्ट केलेल्या समस्या अधिक मोठ्या आणि गुंतागुंतीच्या समस्यांपासून सोप्या समस्यांपर्यंतच्या जटिलतेच्या प्रमाणात अवलंबून असतात.

बैठकीचे नियोजन

मीटिंगचे नियोजन करण्याच्या प्रक्रियेत, व्यवसाय बैठकीची योजना तयार केली जाते, ज्यामध्ये बैठकीसाठी आणले जाणारे मुद्दे, विशिष्ट समस्येची तक्रार करणाऱ्या व्यक्तीचे नाव, आद्याक्षरे आणि स्थान यासह एक अजेंडा तयार केला जातो. .

सहभागींची निवड करणे ही बैठक नियोजन प्रक्रियेतील दुसरी पायरी आहे. सहभागींची रचना संबोधित केलेल्या मुद्द्यांमध्ये थेट स्वारस्य असलेल्या किंवा विचाराधीन विषयावर ज्ञान असलेल्या लोकांच्या संख्येद्वारे निर्धारित केले जाते.

असे काही नियम आहेत जे व्यावसायिक बैठकीची प्रभावी तयारी आणि संचालन करण्यास हातभार लावतात:

1. विषयाचे अनिवार्य सूत्रीकरण आणि प्रक्रियेत प्राप्त होणाऱ्या निकालांचे निर्धारण,
2. स्पीकरची स्पष्ट स्थिती, निर्णयांच्या अचूकतेबद्दल कर्मचाऱ्यांना पटवून देण्यासाठी पूर्व-विचारपूर्वक युक्तिवाद आणि निकाल मिळविण्यासाठी शिफारसी सादर करणे,
3. काळजीपूर्वक विचार केलेला अजेंडा, ज्यामध्ये चर्चा करायच्या मुद्द्यांची यादी समाविष्ट आहे,
4. सभेत चर्चा केल्या जाणाऱ्या मुद्द्यांचा विशिष्ट क्रम, ज्याची मांडणी महत्त्वानुसार नाही, तर मानसशास्त्रीय तत्त्वानुसार केली जावी.

आवश्यकता पूर्ण करणे

बिझनेस मीटिंग प्लॅनमध्ये समाविष्ट असलेल्या आणखी काही मीटिंग आवश्यकता पाहू. चर्चेला सुरुवात करणारा विषय सोडवणे सोपे असावे, जेणेकरून त्याचे यशस्वी निराकरण झाल्यानंतर, अधिक जटिल समस्यांचे निराकरण करण्यासाठी कर्मचार्यांची प्रेरणा लक्षणीय वाढेल.

ज्या मुद्द्यांवर गरमागरम चर्चा आवश्यक असेल त्यांचा काळजीपूर्वक विचार केला पाहिजे आणि व्यवसाय बैठक योजनेत योग्यरित्या स्थान दिले पाहिजे. इच्छित अंतिम परिणाम ज्यासह मीटिंग संपवायची ते निश्चित करणे देखील महत्त्वाचे आहे.

समजण्यास कठीण असलेल्या अत्यंत क्लिष्ट विषयांवर चर्चा करताना, व्यवसाय बैठकीच्या योजनेत व्हिज्युअल सामग्रीचा वापर समाविष्ट करणे आवश्यक आहे, कारण उपस्थित केलेल्या विषयांची समज केवळ ऐकण्याच्याच नव्हे तर दृष्टीच्या वापराद्वारे सुधारली जाऊ शकते. अजेंडाशी संबंधित तथ्ये आगाऊ प्रदान करणे आवश्यक आहे आणि सर्व आवश्यक कागदपत्रे बैठकीपूर्वी तयार करणे आवश्यक आहे.

बैठकीची तयारी करत आहे

व्यवसाय मीटिंग प्लॅन हे एक प्रभावी मीटिंग तयार करण्यासाठी एक महत्त्वपूर्ण साधन आहे आणि तुम्हाला मीटिंगबद्दल सहभागींशी संवाद कसा साधायचा याचा विचार करणे आवश्यक आहे.

बैठकीच्या सहभागींना आमंत्रणे पाठविली जातात, ज्यात विषय आणि उद्दिष्टे निर्दिष्ट केली पाहिजेत. जे सहभागी उपस्थित राहू शकत नाहीत त्यांनी नंतर चर्चेच्या प्रगतीबद्दल माहिती प्राप्त केली पाहिजे, ज्यामध्ये मीटिंगच्या निकालाच्या नोंदी समाविष्ट आहेत.

मीटिंगचे नियोजन करताना, मीटिंगचे स्थान विचारात घेणे महत्वाचे आहे, कारण चर्चेदरम्यान कोणत्याही गोष्टीने सहभागींचे लक्ष विचलित होऊ नये. प्रभावी चर्चेसाठी कर्मचारी चांगल्या मूडमध्ये आहेत याची खात्री करण्यासाठी आरामदायक वातावरण आणि व्यवसायासारखे वातावरण देखील आवश्यक आहे.

समस्या सोडवण्याची उदाहरणे

उदाहरण १

उत्पादन प्रक्रिया आयोजित आणि नियंत्रित करण्याचा एक मार्ग म्हणून मीटिंग (मीटिंग, नियोजन बैठक, ऑपरेशनल मीटिंग)

मीटिंग ही वैयक्तिक किंवा दूरस्थ उपस्थितीच्या स्वरूपात एक बैठक असते, जी व्यवस्थापन कार्ये सेट करण्यासाठी आणि कर्मचाऱ्यांकडून अभिप्राय प्राप्त करण्यासाठी आयोजित केली जाते.

नियोजन बैठक - एक छोटी बैठक, दररोज किंवा साप्ताहिक, ज्याचा उद्देश कार्यांच्या अंमलबजावणीवरील अहवाल ऐकणे, नवीन कार्ये सेट करणे, व्यवस्थापन आवेग (स्तुती किंवा चेतावणी, कृतज्ञता किंवा फटकार इ.) वितरित करणे जे कामाची गती वाढवते; आगामी कालावधीसाठी उर्जा वाढवा

ऑपरेशनल - एक दीर्घ बैठक, साप्ताहिक किंवा मासिक, ज्यामध्ये दीर्घकालीन कार्यांचे परीक्षण केले जाते आणि सेट केले जाते; मुख्य कार्यप्रदर्शन निर्देशक, आर्थिक विषयांसह, निरीक्षण केले जातात; नवीन माहिती कर्मचाऱ्यांच्या लक्षात आणून दिली जाते; विशिष्ट संसाधनांच्या वाटपावर आणि वर्तमान प्राधान्यक्रम सेट करण्यावर निर्णय घेतले जातात.

कंपनी नियोजन मीटिंग्स आणि ऑपरेशनल मीटिंग्स कशी आयोजित करते यावर बरेच काही अवलंबून असते: प्रत्येक वैयक्तिक कर्मचाऱ्याची प्रभावीता आणि संपूर्णपणे एंटरप्राइझची कार्यक्षमता दोन्ही. सामान्यतः, नियोजन बैठक 5-10 मिनिटे चालते, एक संक्षिप्त सत्र एक तासापर्यंत चालते आणि मीटिंग 1.5 तासांपर्यंत चालते. एकामागून एक सर्व उपक्रम राबविण्याची परवानगी आहे. सभा आणि कार्यकत्र्यांच्या नियोजनासाठी सर्वोत्तम वेळ म्हणजे सकाळ. सभांना दोन भागात विभागणे चांगले. संध्याकाळी एक नियोजन भाग असतो, जिथे मुख्य कार्ये घोषित केली जातात आणि दुसऱ्या दिवशी सकाळी पूर्ण बैठक नियोजित केली जाते जेणेकरून प्रत्येक सहभागीला विचार करण्यास वेळ मिळेल.

अशा घटनांचे यशाचे निकष म्हणजे अहवालांचा स्पष्ट क्रम, अहवालांचे स्पष्ट स्वरूप (अनेक प्रमुख संकेतक), फक्त एक व्यक्ती (संचालक/मुख्य अभियंता) प्रश्न विचारू शकते.

प्रभावी बैठकीचे नियम:

स्पष्टपणे आणि स्पष्टपणे अधीनस्थांना कार्ये नियुक्त करा;

मीटिंग सहभागींची स्पष्ट निवड करा;

किमान चर्चा. स्पष्टीकरण, चर्चा नाही, स्वीकार्य आहेत;

कार्ये सेट करण्याच्या टप्प्यावर संघाकडून प्रतिकार निर्माण करा जेणेकरून त्यांच्या अंमलबजावणीच्या प्रक्रियेत कोणतीही तोडफोड होणार नाही;

जबाबदारीचे वाटप करा जेणेकरून त्यावर नियंत्रण ठेवता येईल.

जनरल डायरेक्टरसह ऑपरेशनल मीटिंग आयोजित करण्यासाठी तात्पुरते नियम

1. जनरल डायरेक्टरच्या कामाच्या वेळापत्रकाद्वारे स्थापित केलेल्या वेळी आठवड्यातून एकदा बैठक आयोजित केली जाते.

2. ऑपरेशनल मीटिंगची समाप्ती वेळ नियंत्रित केली जात नाही.

3. या नियमांशी संलग्न यादीनुसार व्यवस्थापक आणि तज्ञांसह बैठक आयोजित केली जाते.

4. यादीतील व्यवस्थापक आणि तज्ञांची योग्य अनुपस्थिती असल्यास, त्यांची बदली बैठकीला उपस्थित असते.

5. मीटिंगमध्ये सहभागी होणाऱ्या व्यवस्थापकांनी आणि तज्ञांनी त्यांच्या कामाच्या दिवसाचे नियोजन अशा प्रकारे केले पाहिजे की त्यांचा मीटिंगमध्ये सहभाग अनिवार्य असेल.

6. ऑपरेशनल मीटिंगमधील भाषणांचा क्रम सूचीमधून उलट क्रमाने निर्धारित केला जातो. शेवटचे बोलणे महासंचालक आहेत.

7. जनरल डायरेक्टर आणि आणीबाणीच्या प्रकरणांचा अपवाद वगळता भाषणाची वेळ 5-7 मिनिटांपेक्षा जास्त नसावी.

8. भाषण संपल्यानंतर वक्त्याला प्रश्न विचारले जातात.

9. महिन्यातून दोनदा विभाग आणि सेवा प्रमुखांची कामकाजाच्या संघटना आणि अधीनस्थ सेवा आणि विभागांमधील सद्यस्थिती यावर सुनावणी होईल.

10. वरील प्रकरणात (खंड 9), बैठक वाढविली जाऊ शकते आणि इतर कर्मचाऱ्यांना त्यात आमंत्रित केले जाऊ शकते.

11. प्रत्येक महिन्याच्या दुसऱ्या आणि चौथ्या आठवड्यात सुनावणी घेतली जाते.

12. महासंचालकांनी अनियोजित सुनावणी घेण्याचा अधिकार राखून ठेवला आहे.

13. सुनावणी होत असलेल्या व्यवस्थापकाला आगामी सुनावणीची एक आठवडा अगोदर सूचित करणे आवश्यक आहे.

14. ऑडिट होत असलेल्या प्रत्येक मॅनेजरला एक समीक्षक नियुक्त केला जातो जो त्याला मदत करतो आणि ऑडिट केल्या जात असलेल्या मॅनेजरच्या कामाचे पुनरावलोकन (बल आणि कमकुवतपणा दाखवतो आणि काम सुधारण्यासाठी शिफारसी देतो) करतो.

15. ऑपरेशनल मीटिंग आणि सुनावणीच्या निकालांवर आधारित, मिनिटे ठेवली जातात, सर्व सहभागींना त्यांचे निर्णय दिले जातात आणि अंमलबजावणीचे निरीक्षण केले जाते.

16. हे नियम तात्पुरते आहेत आणि आवश्यकतेनुसार बदलले जाऊ शकतात.

विभाग प्रमुखांसह नियोजन बैठका विविध प्रकारांमध्ये आयोजित केल्या जातात, जर कंपनीची लोकसंख्या 300 ते 1000 लोकांपर्यंत असेल तर ती डेप्युटी आणि विभाग आणि सेवा प्रमुखांसह आयोजित केली जाते, जर संख्या 1000 ते 5000 लोकांपर्यंत असेल तर ती आयोजित केली जाते. डेप्युटीज साप्ताहिक, आणि डेप्युटी आणि विभाग प्रमुखांसह, जर 5000 पेक्षा जास्त लोक असतील. डेप्युटीजसह साप्ताहिक, आणि एकत्र तिमाहीत एकदा. जर एंटरप्राइझ भौगोलिकदृष्ट्या विखुरलेले असेल, तर एकतर कॉन्फरन्स कॉल किंवा ऑन-साइट मीटिंग्ज मासिक आधारावर विभागांद्वारे आयोजित केल्या जातात इ.

थेट आणि अभिप्राय कनेक्शनशिवाय उत्पादन व्यवस्थापित करणे आणि बदल आणि विचलनांना त्वरित प्रतिसाद देणे अशक्य आहे

सभा आयोजित करण्यात आणि आयोजित करण्यात समस्या:

कोणताही नेता देखील मीटिंगला संघात स्वत: ची पुष्टी करण्याचा एक मार्ग मानतो. पण हाही संस्कृतीचा प्रश्न आहे. कोणत्याही कार्यसूचीमध्ये तीन अनिवार्य घटक असणे आवश्यक आहे. प्रथम, सभेचा विषय. दुसरी वेळ आहे, आणि केवळ प्रारंभ वेळच नव्हे तर कार्यक्रमाची समाप्ती वेळ देखील सूचित करणे आवश्यक आहे, जेणेकरून कर्मचारी त्यांच्या दिवसाचे नियोजन करू शकतील. समाप्ती वेळ नसल्यास, याचा अर्थ असा होतो की व्यवसाय प्रक्रिया विलंबित होतील. का? जसे ते बरोबर म्हणतात, जर एखाद्या व्यक्तीला काहीतरी न करण्याची संधी असेल तर तो ते शेवटपर्यंत करेल. तर, ज्या बैठकीच्या सीमा अस्पष्ट आहेत, त्यामुळे संपूर्ण कामकाजाचा दिवस निचरा होऊ शकतो. तिसरा आयटम जो अजेंडावर असणे आवश्यक आहे ते समान स्वरूप आहे जेणेकरुन कर्मचारी त्यांच्या ताकदीची गणना करू शकतील. एखाद्या व्यक्तीला मुद्दाम घटनेचा विषय, वेळ आणि स्वरूप माहित असल्यास त्याची कार्यक्षमता वाढते.

सभांची जास्त संख्या:

हेंड्रिक्सनचा कायदा: जेव्हा एखाद्या समस्येसाठी अनेक बैठका आवश्यक असतात, तेव्हा ते समस्येपेक्षा अधिक महत्त्वाचे बनतात.

मी कोणत्याही संस्था पाहिल्या नाहीत ज्यांच्या खूप सभा आहेत. आणि याचे एकच कारण आहे: मीटिंग्जमध्ये 30-40% कामकाजाचा वेळ लागताच ते "अश्लील" वर्ण प्राप्त करतात. सोप्या भाषेत सांगायचे तर, लोक त्यांना कंटाळतात, आणि म्हणून उशीर होणे, चुकणे, तोडफोड करणे, टीका करणे आणि शेवटी स्वाभाविकपणे कमी बैठका होतात. म्हणजेच, मीटिंगची संख्या गंभीर उंबरठ्यावर पोहोचताच, लोक स्वतःच समजतात: थांबा, आम्ही काहीतरी चुकीचे करत आहोत. ही एक स्वयं-नियमन प्रक्रिया आहे, आणि कोणीही, अगदी सर्वात मागणी करणारा बॉस देखील, तो उलट करण्यास सक्षम नाही.

व्यवसाय मीटिंग्ज (मीटिंग्ज) हे व्यवस्थापन क्रियाकलापांचे सर्वात महत्वाचे प्रकार आहेत. मीटिंग दरम्यान, अधीनस्थ आणि व्यवस्थापक यांच्यात माहितीची देवाणघेवाण केली जाते आणि व्यवस्थापन निर्णय घेतले जातात.

अनुभव दर्शवितो की व्यवसाय बैठका नेहमीच इच्छित परिणाम आणत नाहीत कारण अनेक व्यवस्थापकांना त्यांचे आयोजन आणि आयोजन करण्याच्या तंत्रज्ञानाची अस्पष्ट समज असते. काही प्रकरणांमध्ये, व्यावसायिक बैठका खूप वेळा बोलावल्या जातात आणि खराब तयार केल्या जातात; त्यांच्या अंमलबजावणीमध्ये बरेच लोक गुंतलेले आहेत आणि नक्कीच "प्रथम" नेते; सभांचा अवास्तव कालावधी त्यांची प्रभावीता कमी करतो; शेवटी, व्यावसायिक बैठकींमध्ये घेतलेले निर्णय बहुतेक वेळा खराब औपचारिक आणि अंमलबजावणी दरम्यान खराब नियंत्रित केले जातात, ज्यामुळे त्यांची प्रभावीता लक्षणीयरीत्या कमी होते आणि म्हणूनच त्याच मुद्द्यांवर पुन्हा बैठकीची आवश्यकता असते.

व्यवसाय बैठक- एंटरप्राइझमध्ये उद्भवणाऱ्या वर्तमान आणि सर्वात जटिल समस्यांवर इष्टतम उपाय विकसित करण्यासाठी सामूहिक मन आकर्षित करण्याचा एक मार्ग.

या संदर्भात व्यवस्थापन प्रक्रिया तीन मुख्य टप्प्यांवर येते:

माहितीचे संकलन आणि प्रक्रिया;

सर्व कंपनी सेवा आणि सर्व कर्मचार्यांच्या क्रियाकलापांचे समन्वय;

निर्णय घेणे.

त्याच्या थेट उद्देशाव्यतिरिक्त, प्रत्येक तर्कशुद्धपणे आयोजित केलेली बैठक एक महत्त्वपूर्ण शैक्षणिक कार्य देखील सोडवते. मीटिंगमध्ये, कर्मचारी संघात काम करायला शिकतात, सामान्य समस्या सोडवण्यासाठी एकात्मिक दृष्टीकोन घेतात, तडजोड करतात, संवादाची संस्कृती आत्मसात करतात इ. काही कर्मचाऱ्यांसाठी, व्यवसाय बैठकीला उपस्थित राहणे ही वरिष्ठ व्यवस्थापन पातळी पाहण्याची आणि ऐकण्याची एकमेव संधी आहे. याव्यतिरिक्त, व्यवसायाच्या बैठकीत, व्यवस्थापकास व्यवस्थापक म्हणून त्यांची प्रतिभा दर्शविण्याची संधी दिली जाते.

अशाप्रकारे, व्यवस्थापकाच्या व्यवस्थापकीय कृती सामूहिक सत्रांद्वारे (बैठकांद्वारे) पूरक असतात, ज्यामध्ये दररोजच्या व्यावसायिक समस्या आणि समस्यांचे निराकरण केले जाते.

या संदर्भात, आम्ही व्यवसाय मीटिंगद्वारे सोडवलेली मुख्य कार्ये तयार करू शकतो:

एंटरप्राइझ धोरणाचा विकास आणि बळकटीकरण आणि त्याची अंमलबजावणी;

कंपनीची एकूण उद्दिष्टे लक्षात घेऊन सर्व विभाग आणि सेवांच्या क्रियाकलापांचे एकत्रीकरण;

सामूहिक परिणामांची ओळख आणि गणना;

शैक्षणिक प्रभाव लक्षात घेऊन सहयोगी समस्या सोडवणे.

तुमची उद्दिष्टे साध्य करण्यासाठी, मीटिंग योग्यरित्या तयार आणि आयोजित करणे आवश्यक आहे. अनेक आवश्यक घटक आहेत, ज्याशिवाय मीटिंगची उद्दिष्टे साध्य होणार नाहीत (चित्र 1).

बैठकीची तयारी करत आहेत्याच्या अंमलबजावणीची व्यवहार्यता ठरवण्यापासून सुरुवात होते. मीटिंग आवश्यक आहे की नाही हे ठरवताना, व्यवस्थापकाने त्यामध्ये कोणकोणत्या कामांचे निराकरण करणे आवश्यक आहे याचा विचार केला पाहिजे (मीटिंगसारख्या कामाचा हा प्रकार इतरांपेक्षा अधिक फलदायी आहे). जेव्हा माहितीची देवाणघेवाण करणे, मते आणि पर्याय ओळखणे, जटिल (नॉन-स्टँडर्ड) परिस्थितींचे विश्लेषण करणे आणि गुंतागुंतीच्या मुद्द्यांवर निर्णय घेणे आवश्यक असेल तेव्हा एक बैठक घेतली पाहिजे.

तांदूळ. 1. व्यवसाय सभा आयोजित करण्यासाठी आणि आयोजित करण्यासाठी तंत्रज्ञान

याव्यतिरिक्त, त्याच टप्प्यावर, व्यवस्थापकाने या फॉर्मच्या सर्व पर्यायांचे विश्लेषण करणे आवश्यक आहे: वरिष्ठ व्यवस्थापनाचा निर्णय; फोनवर समस्येचे निराकरण करण्याची क्षमता; परिषद कॉल; इतर (अनुसूचित) मीटिंगसह एकत्रित होण्याची शक्यता. आणि यानंतर जर व्यवस्थापकाला मीटिंगच्या उपयुक्ततेबद्दल खात्री पटली तर ती आयोजित केली जाऊ शकते. अन्यथा, ते सोडून दिले पाहिजे.

एकदा बैठक आयोजित करण्याच्या आवश्यकतेवर निर्णय घेतला गेला की, अजेंडा आणि सहभागींची रचना निश्चित केली जाते.

अजेंडा तयार करताना, आपण हे निर्धारित करणे आवश्यक आहे:

बैठकीच्या अंतिम निकालासाठी अटी पूर्ण करणे आवश्यक आहे. ते संमेलनाची उद्दिष्टे निश्चित करतात. उदाहरणार्थ, तुम्हाला हे समजून घेणे आवश्यक आहे की प्रत्येक बैठक तयार निर्णय घेऊ शकत नाही;

कोणते तयारीचे काम कोणी करावे? काहीवेळा कार्यगट तयार करण्याचा सल्ला दिला जातो जो अजेंडा तयार करतो, विभागांमध्ये प्राथमिक संक्षिप्त बैठका घेतो, दोन लोकांमधील बैठका इ.

अजेंडा सेट करताना मुख्य चुका:

1. सभेचा कोणताही मुख्य विषय नसतो आणि अनेक विषय असल्यास, त्यांचे अचूक वर्णन आणि योग्य विश्लेषणात्मक चर्चा सुनिश्चित करणे शक्य नसते.

2. चर्चेत असलेल्या समस्येचे सार यापूर्वी सहभागींना समजावून सांगितले गेले नव्हते.

3. अजेंडामध्ये विविध व्हॉल्यूम आणि विविध सामग्रीचे मुद्दे समाविष्ट आहेत, परिणामी मीटिंग चर्चेत बदलते आणि अनेकदा वैयक्तिक सहभागी किंवा गटांमध्ये भांडण होते आणि निष्क्रिय श्रोत्यांच्या स्थितीत असलेल्या सहभागींची संख्या वाढते.

4. अजेंड्याला चिकटून राहणे अशक्य आहे, ते त्यापासून विचलित होतात आणि उत्स्फूर्तपणे उद्भवलेल्या बाजूचे विषय किंवा काही शाश्वत समस्या (पुरवठा समस्या इ.) विचारात घेतात.

सहभागींच्या संरचनेवर निर्णय घेताना, आपल्याला परिमाणवाचक आणि गुणात्मक रचना या दोन्ही दृष्टीने अत्यंत काळजीपूर्वक यादी तयार करणे आवश्यक आहे. उदाहरणार्थ, प्रत्येक बैठकीला विभाग प्रमुखांना आमंत्रित करणे अजिबात आवश्यक नाही. चर्चेत असलेल्या समस्येमध्ये सर्वात सक्षम असलेल्या अधिकाऱ्यांना मीटिंगमध्ये सहभागी होण्यासाठी आकर्षित करणे आवश्यक आहे आणि सराव दर्शविल्याप्रमाणे, ते नेहमीच विभागांचे प्रमुख नसतात.

मीटिंगमधील सहभागींच्या संख्येबाबत, मीटिंग रूममध्ये खुर्च्या आहेत (सामुहिक सहभागासाठी आमंत्रण) जास्त लोकांना आमंत्रित करू नये. इष्टतम पर्याय म्हणजे मीटिंगमधील सहभागींची संख्या या समस्येच्या चर्चेत सक्रियपणे सहभागी होणाऱ्या लोकांच्या संख्येशी जुळवणे. सहभागींची निवड करण्याचा मुख्य निकष म्हणजे अजेंडावरील मुद्द्यांमध्ये सक्षमता.

सहभागींची रचना निश्चित केल्यावर, आपल्याला त्यासाठी एक दिवस आणि वेळ सेट करणे आवश्यक आहे. सामान्यतः, मीटिंगसाठी दर आठवड्याला एक विशिष्ट दिवस ठेवला जातो. हे त्याच्या सहभागींना त्यांच्या कामाच्या वेळेचे योग्यरित्या नियोजन करण्यास आणि त्यासाठी योग्यरित्या तयारी करण्यास अनुमती देते. बैठकीसाठी सर्वोत्तम दिवस बुधवार किंवा गुरुवार आहे, कारण सोमवार आणि शुक्रवारी साप्ताहिक कामगिरी वक्र लक्षणीय घट आहे.

मीटिंग सर्वोत्तम दुपारी आयोजित केली जाते. बायोरिथमच्या सिद्धांतावरून हे ज्ञात आहे की कामाच्या दिवसात एखाद्या व्यक्तीच्या कार्यक्षमतेची दोन शिखरे असतात: पहिला - 1 ते 12 वाजेपर्यंत आणि दुसरा - 16 ते 18 वाजेपर्यंत दुसऱ्या शिखराशी जुळण्यासाठी बैठक. हे मीटिंगमधील सहभागींना लवकर आणि कार्यक्षमतेने काम करण्यासाठी अतिरिक्त प्रोत्साहन म्हणून काम करेल जेणेकरून उशीर होऊ नये. कोणतीही बैठक कामाच्या सामान्य लयमध्ये व्यत्यय आणत असल्याने, कामकाजाच्या दिवसाच्या पहिल्या सहामाहीत (पहिल्या शिखरावर) ठेवण्याचा सल्ला दिला जात नाही.

मीटिंग दरम्यान झालेल्या मुख्य चुका:

त्याचा कालावधी नियंत्रित केला जात नाही;

स्थापित कालावधी साजरा केला जात नाही;

सभा खूप लांब आहेत;

ब्रेक घेतले जात नाहीत;

अहवाल आणि भाषणांना कालमर्यादा नाही;

सहभागींना त्यांचे विचार थोडक्यात आणि स्पष्टपणे कसे व्यक्त करावे हे माहित नसते.

नियमानुसार, व्यवसाय बैठकीच्या महत्त्वपूर्ण भागाचे (70% पेक्षा जास्त) स्थान हे संस्थेच्या प्रमुखाचे कार्यालय आहे. तथापि, या उद्देशासाठी खास सुसज्ज असलेल्या खोल्यांमध्ये सभा आयोजित करणे चांगले आहे.

संमेलनाचे ठिकाण ठरवताना झालेल्या मुख्य चुका:

बॉसच्या ऑफिसमध्ये खूप बैठका होतात;

बैठकीदरम्यान, दूरध्वनी संभाषणे आयोजित केली जातात आणि अभ्यागतांना देखील प्राप्त होते;

बैठकीची खोली कमी सुसज्ज आणि अपुरी प्रकाश आहे.

मीटिंग सहभागींची तयारी करत आहे- व्यवसाय बैठक प्रक्रियेचा शेवटचा टप्पा. या दिशेने सर्व कामांचे सार सर्व सहभागींना अजेंडा आणि आवश्यक सामग्रीची आगाऊ ओळख करून देणे हे आहे. प्रत्येकाला सभेचा विषय आणि उद्दिष्टे आधीच माहित असणे आवश्यक आहे, जे नंतर सभेच्या प्रभावी संचालनास हातभार लावेल, कारण त्याचे सहभागी त्यासाठी योग्यरित्या तयार होतील.

बैठक घेत आहे. मोठ्या संख्येने लोकांच्या संयुक्त मानसिक क्रियाकलापांचा इष्टतम कालावधी केवळ 40-45 मिनिटे आहे. 50-60 मिनिटांनंतर. मीटिंगमधील सहभागींचे लक्ष कमकुवत होते: आवाज, अनावश्यक हालचाली आणि विचलित संभाषणे उद्भवतात. जर तुम्ही विराम न देता बैठक सुरू ठेवली तर बहुतेक लोक थकतात. 30-40 मिनिटांच्या विश्रांतीनंतर, उपस्थित असलेल्यांना बरे वाटते, त्यांची सामान्य स्थिती पुनर्संचयित केली जाते आणि समस्यांबद्दल चर्चा सुरू ठेवू शकते.

९० मिनिटांनंतर. चर्चा केलेल्या समस्यांमधील काम, लक्ष आणि स्वारस्य अदृश्य होते. तज्ञ बैठकीच्या या टप्प्याला नकारात्मक क्रियाकलापांचा कालावधी म्हणतात (चित्र 11.4). या क्षणी, व्यक्ती अनियंत्रित बनते, सर्वकाही चिंताग्रस्त आणि अविश्वासाने वागते. अशा वेळी घेतलेले निर्णय हे सहसा अतिरेकी असतात.

जर मीटिंग 2 तासांच्या ब्रेकशिवाय चालली, तर 90% पेक्षा जास्त सहभागी कोणत्याही निर्णयाला सहमती देतात, जोपर्यंत ही बैठक लवकर संपते. अशा प्रकारे, मीटिंगचा इष्टतम कालावधी 1 तासापेक्षा जास्त नसावा. जर केसच्या परिस्थितीत जास्त काळ काम करणे आवश्यक असेल तर 40 मिनिटांनंतर. 10-15 मिनिटांच्या ब्रेकसाठी मीटिंगची घोषणा करणे आवश्यक आहे.

ते काय आहे हे सर्वांनाच माहीत आहे नियम, परंतु प्रत्येकजण त्याचे अनुसरण करत नाही. जर मीटिंग सुरू होण्यापूर्वी नियम स्थापित केले गेले नाहीत, तर हे आधीच मीटिंगमध्ये गैर-व्यावसायिक वातावरणासाठी पूर्वस्थिती निर्माण करते. नियमांचे पालन करण्याची विशेष भूमिका सभेच्या अध्यक्षांना दिली जाते. तथापि, मीटिंगमधील प्रत्येक सहभागीने त्यांच्या स्थितीकडे दुर्लक्ष करून नियमांचा आदर करणे आवश्यक आहे.

बैठकीचा प्रोटोकॉल- हे प्राथमिक अधिकृत दस्तऐवज आहे ज्याच्या आधारावर कर्मचाऱ्यांना नियुक्त केलेली कामे पूर्ण करण्याची मागणी करण्याचा अधिकार व्यवस्थापनाला आहे.

सभेचे सचिव सभेच्या वतीने सर्वात महत्वाचे मुद्दे नोंदवतात:

सभेचा उद्देश साध्य करणे;

उपाय;

टास्क आणि डेडलाइनचे परफॉर्मर.

प्रोटोकॉल मॉडेल अंजीर मध्ये दर्शविले आहे.

तांदूळ. मीटिंग मिनिटांचे मॉडेल

सारांश आणि निर्णय घेणे. बैठका आयोजित करण्याचा अंतिम टप्पा म्हणजे निर्णय घेणे आणि त्याची अंमलबजावणी करणे. हे लक्षात घेतले पाहिजे की मीटिंगमधील निर्णय प्रत्येकाने एकत्रितपणे आणि प्रत्येकाने वैयक्तिकरित्या घेतला आहे. एकूण निर्णयामध्ये मीटिंगचा सहभागी त्याच्या कल्पना आणि विचारांचा समावेश किती प्रमाणात करू शकला यावर मीटिंगची परिणामकारकता अवलंबून असते.

मूलत:, या टप्प्यावर हे स्पष्ट करणे आवश्यक आहे की कोणाद्वारे आणि कोणत्या कालावधीत ठराविक प्रमाणात काम पूर्ण केले जाणे आवश्यक आहे आणि सभेचे निकाल कोणत्या स्वरूपात एकत्रित केले जातील (इतिवृत्तांचे वितरण किंवा त्यातील काही भाग, एक अर्क मिनिटांपासून). माहितीच्या रुंदीवर (संपूर्ण संघ किंवा त्याचा भाग) निर्णय देखील घेतला जातो.

उपाय दोन प्रकारे विकसित केले जातात:

निर्णय तयार करण्यासाठी विशेष निवडलेला आयोग त्याचा मसुदा आगाऊ तयार करतो. प्रकल्प वाचला जात आहे. मीटिंगमधील सहभागी त्यांचे स्वतःचे समायोजन करतात आणि मतदानाच्या निकालांवर आधारित ते स्वीकारतात;

सभेचे अध्यक्ष चर्चेची बेरीज करून निर्णय घेतात.

यानंतर, एखादी व्यक्ती किंवा व्यक्तींचा समूह त्याची अंमलबजावणी करण्यासाठी आणि निर्णयाच्या अंमलबजावणीवर नियंत्रण ठेवण्यासाठी दृढनिश्चय करतो.