Сегодня весь мир переходит на электронные средства связи и делового общения. Неизбежным следствием всеобщего господства электронных цифровых технологий становится новый способ хранения и обработки данных - хранение документов в электронной форме, иначе говоря, создание цифровых архивов.
В качестве еще одной причины перехода на электронное хранение может быть назван ускоряющийся темп жизни - все надо делать быстро и четко, а рыться в огромном складе папок с бумажными документами, чтобы найти нужные вам две или три страницы, согласитесь, занятие, требующее времени. Едва ли не большую проблему представляет собой создание огромного количества копий одного документа для обеспечения возможности доступа к нему разных сотрудников одновременно.
Все эти трудности поможет разрешить создание цифрового архива для хранения документов в электронной форме в специализированном архивном центре.
Хранение документов в электронной форме - архив электронных документов - это технологии, которые обеспечивают весь цикл хранения документации, включая экспертизу ценности, учет, описание, хранение и использование. Не смотря на то, что бизнес уже несколько десятилетий активно использует электронный документооборот, с недавнего времени на такой тип переходят суды и многие другие госструктуры, четко выработанной технологии хранения документов в электронной форме до сих пор не существует.
Хранение документов в электронной форме осуществляется чаще всего в двух вариантах - хранение на сервере компании или на удаленном сервере в Интернете. Оба варианта имеют как плюсы, так и минусы. Интернет опасен возможностью утраты конфиденциальных данных, ввод для хранения на сервере должен быть осуществлен с предельной внимательностью.Большинство крупных предприятий переходит на технологию электронного хранения документации.
Обычно только самые важные юридические документы существуют в материальной форме, остальные же создаются и хранятся в электронной форме в виде цифровых архивов. Процесс создания архива электронных документов, включая все его технические операции, а также разработку системы доступа и хранения, довольно трудоемкий и сложный. Документацию, созданную до эры господства цифровых технологий, превращают в электронные документы путем сканирования.
Часто сложности заставляют многие компании отказаться от идеи электронного архива. Чтобы справиться с этой задачей - перевести всю документацию компании на электронные рельсы - проще всего обратиться в специализированные архивные центры, занимающиеся оцифровкой документов и созданием электронных архивов. Если у вас есть достаточно времени, нужные профессионалы и специальное оборудование, вы можете, конечно, справиться своими силами, однако специализированные центры гарантируют вам быстроту и качество.
Наша компания обладает большим опытом организации хранения документов в электронной форме и оказывает полный комплекс услуг, по переводу документов в электронный вид.
Хранение документов в электронном виде предполагает несколько иную философию и логику, нежели размещение их в обычном «бумажном» хранилище. Для начала разберёмся, что же представляет собой хранение документов в электронном виде. Итак, мы знаем, что документооборот - это комплекс процессов, определённых ГОСТом Р 51141-98 по работе с документами в компании.
Таким образом, электронное хранение документов должно обеспечивать возможность реализации всех этих процессов. Электронный документооборот предполагает реализацию концепции «безбумажного делопроизводства», то есть создание такой информационной среды в компании, которая предполагает единый электронный механизм создания и реализации документов.
Это документ, созданный с помощью тех или иных средств компьютерной обработки данных. Электронный документ характеризуется форматом, возможностью записи на любые носители, а также возможностью подписи с помощью ЭЦП. Именно электронная цифровая подпись делает документ документом, а не просто информационным файлом. Электронная цифровая подпись является аналогом собственноручной подписи ответственного лица и в дополнение - средство контроля целостности и подлинности электронного документа.
Машиночитаемый документ, в свою очередь - это документ, который может быть считан с помощью компьютерной системы и записанный на тот или иной носитель в электронном виде.
Таким образом, хранение документов в электронном виде предполагает комплекс мер, предусматривающих не только их классификацию, обеспечение надёжности сохранения данных и целостность системы, но и программно-аппаратные решения (ЭЦП), превращающие информационные ресурсы в документы, обладающие реальной силой с точки зрения действующего законодательства Российской Федерации. Также хранение документов в электронном виде предполагает ряд мер для оптимизации рабочих процессов, то есть программно-аппаратное внедрение системы документооборота.
Чем о более крупной компании идет речь, тем более крупным будет документооборот, тем больше будет документов, подлежащих хранению в архиве. И тем привлекательнее выглядит возможность . Долгое время российские предприятия, организации, фирмы хранили (а некоторые продолжают хранить до сих пор) документацию в электронном виде. Однако в последнее время, в виду того, что хранение бухгалтерских документов в электронном виде имеет массу преимуществ, все больше компаний с каждым годом планируют оцифровать архив.
Хранение документов в электронном виде выглядит в этом плане более привлекательно. Во-первых, на поиск документа в бумажном архиве приходится затрачивать массу времени. Если же один и тот же документ вдруг становится нужен сразу нескольким сотрудникам, приходится делать его копию. Кроме того, бумажные архивы очень хрупки - частое обращение к бумажным документам приводит к повреждению документов. Нередко случаются и потери, когда документ после использования по ошибке отправляется в другое место. Хранение первичных документов в электронном виде, хранение бухгалтерских документов в электронном виде (равно как и любых других документов) лишено всех этих недостатков - вы всегда сможете быстро найти нужный документ, при необходимости его распечатать и использовать.
Определившись с тем, что хранение документов в электронном виде для вас является наиболее целесообразным, стоит определиться с тем, кто именно будет оцифровывать архив, а также с тем, где впоследствии будет осуществляться хранение бухгалтерских документов в электронном виде. И в том, и в другом случае разумнее довериться профессионалам. Обращение в архивную компанию «Столичный Архивист» позволит вам обеспечить быструю, профессиональную оцифровку, и грамотное, надежное хранение документов в электронном виде.
Хранение документов в электронном виде в архивной компании, разумеется, не будет бесплатным. К сожалению, многие компании, фирмы пытаются сэкономить на услугах профессионалов... и в результате сталкиваются с необходимостью больших трат. Потеря или порча важных документов может вести к достаточно большим штрафным санкциям, как впрочем и любые другие нарушения в области документооборота. Если вы уверены, что эти напасти обойдут вас стороной, стоит подумать о том, в какую сумму вам обойдется аренда помещения для хранения архива. А ведь это помещение можно использовать и более эффективно.
Хранение первичных документов в электронном виде, хранение бухгалтерских документов в электронном виде существенно облегчает процесс наиболее рационального использования документации - сэкономленное на поиске определенного документа время сотрудники вашей компании смогут потратить более эффективно, на решение целевых задач вашего бизнеса.
Если вы не хотите отвлекаться от своего бизнеса на решение сопутствующих задач, если хотите обеспечить правильное, соответствующее законодательству РФ хранение документов в электронном виде, обращайтесь в архивную компанию «Столичный Архивист» - мы быстро отсканируем все документы, рассортируем и обеспечим надежное их хранение.
Организации могут использовать электронные хранилища документов, которые позволяют автоматизировать процесс управления документооборотом и делопроизводством в компании. Такие системы дают возможность создавать единые базы документов, программы облегчают процесс сканирования бумаг с автоматическим сохранением электронных копий в базе данных.
Программы учета документов должны обеспечивать надежное хранение электронных бумаг в виде записей в базе данных с возможностью мгновенного поиска информации по различным критериям. Электронный документооборот ведется за счет создания записи о документе, в которой описываются все необходимые параметры и вкладываются скан – копии документа или файлы.
Понятия документооборота и электронного документооборота даны в пунктах 73, 74 ГОСТ Р 7.0.8-2013, где документооборот – это движение документов в компании с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, электронный документооборот – это обмен бумагами с использованием автоматизированной информационной системы. В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация на цифровом носителе, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Такой документ может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством, кроме случая, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Организация в своей работе может использовать как бумажные, так и электронные форматы документов. Хранение бумаг возможно осуществлять и на бумажных носителях, и на цифровых. На сегодняшний день программные системы позволяют не только обеспечивать сохранность электронных документов, подписанных цифровыми подписями , но и осуществлять сканирование бумажных документов для перевода их в электронный формат.
Описание регулирования электронного хранения деловой и иной информации содержится в ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009; в частности, в пунктах 5.7, 5.8, 5.10, 5.12 Стандарта рассмотрены процедуры создания электронных копий бумаг, правила хранения информации, а также требования к обеспечению безопасности данных и защиты информации.
Если возникает необходимость в получении заверенных копий электронных данных, например, для использования в качестве доказательств, то данную выдачу возможно осуществить из электронных систем хранения в виде бумажных копий либо на электронных носителях. Как правило, такие копии должны быть заверены в соответствии с установленными требованиями как точные копии оригинала, с тем чтобы уменьшить вероятность их непринятия или оспаривания.
Процедуры создания копий хранимой информации должны быть задокументированы, например, возможно предусмотреть применение стандартных средств копирования и создание письменного подтверждения корректного процесса копирования.
Обратите внимание
Таким образом, даже если бумажный документ перевести в электронный формат, то такой документ не будет рассматриваться в качестве электронного и не сможет являться оправдательным в целях подтверждения правильности расчета налога на прибыль.
Также после сканирования бумажные документы могут быть уничтожены, однако следует учитывать, что возможны случаи, при которых следует сделать исключение и сохранить бумажный документ.
Процедуры обеспечения долговременной сохранности информации должны учитывать требуемые сроки хранения и ожидаемый срок службы систем хранения данных.
Не стоит забывать и о резервном копировании файлов и создании по крайней мере двух актуальных копий для использования в случае утраты или повреждения всей рабочей копии данных или ее части. Крайне важно, чтобы резервные копии включали в себя и всю взаимосвязанную информацию, с тем чтобы в случае полной утраты исходной системы можно было воссоздать заново законченную систему. Необходимо также предусмотреть защищенное удаленное хранение этих резервных копий.
Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что в бухучете первичные документы , регистры, финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
В то же время документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета , в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.
Обеспечение безопасных условий хранения документов и их защиты от изменений возложено непосредственно на организацию. Обязанности компании по хранению документов закреплены и нормами НК РФ, в частности, подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, где определено, что фирма обязана обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов, если иное не предусмотрено НК РФ, в течение четырех лет.
Вопрос о хранении документов в бухгалтерском и налоговом учете был рассмотрен Минфином в письме от 26 декабря 2017 года № 07-01-09/86857. В ведомстве обратили внимание на то, что хранение документов в бухгалтерском учете регулируется Законом № 402-ФЗ, а в налоговом учете – НК РФ, основная задача организации заключается в том, чтобы обеспечить сохранность бумаг и их защиту от изменений, при этом различия между бумажными и электронными документами чиновниками не делается.
Возникает вопрос: могут ли, например, первичные бумаги, переведенные в электронный формат, служить подтверждением произведенных расходов в случае утраты бумажных оригиналов? И можно ли сканированную копию документа, помещенную в электронный архив, рассматривать в качестве электронного документа в целях налогового учета? Ответ ведомства был таким: документальное подтверждение расходов установлено пунктом 1 статьи 252 НК РФ. По мнению Минфина, электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной подписью, исходя из положений Закона № 63-ФЗ признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением. И при оформлении первичных учетных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную подпись, при условии соблюдения требований Закона № 63-ФЗ (письмо Минфина России от 12 сентября 2017 г. № 03-03-06/1/58456).
В письме от 13 апреля 2015 года № 03-03-06/20808 Министерство финансов пояснило, что факсимильная, электронная копия , либо иным образом воспроизведенная подпись руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций. Аналогичная позиция отражена в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20 июня 2012 года № А12-13422/2011.
Таким образом, даже если бумажный документ перевести в электронный формат, такой документ не будет рассматриваться в качестве электронного и не сможет являться оправдательным в целях подтверждения правильности расчета налога на прибыль.
Храмцовская Наталья Александровна
,
ведущий эксперт по управлению документацией,
член Гильдии управляющих документацией и ARMA International,
"Электронные Офисные Системы" (ЭОС)
CNews: В чем, на ваш взгляд, сложность организации хранилища электронных документов?
Виталий Шилов: Сложности в организации хранилища данных документов можно разделить на две части: технические и управленческие. Если первая на сегодняшний день довольно легко может быть решена и фактически зависит только от готовности заказчика инвестировать требуемое количество денежных ресурсов в создание эффективной программно-аппаратной инфраструктуры и опыта подрядчика, который эту задача решает. То вторая - а именно, готовность людей работать с электронными документами и централизовать разрозненные данные в единых комплекс, обеспечивающих сквозной поиск и единообразное управление документами, - является, на мой взгляд, самой сложной.
CNews: Какие проблемы встают перед создателями такого хранилища? Как их обычно решают?
Виталий Шилов: Следуя описанному выше разделению, примерами проблем технического уровня являются отсутствие каналов связи требуемой пропускной способности до потребителей документов, нехватка существующих аппаратных ресурсов для централизации информации, обеспечение удобных и эффективных механизмов поиска документов в хранилищах.
Решения этих задач известны и поэтому я не буду их подробно описывать. Отмечу лишь, что производители ИТ-оборудования и ПО начинают все более активно работать именно на рынке долговременного хранения информации, что приводит к появлению интересных систем, таких как EMC Centera – CAS (Content Address Storage) устройство, предназначенное именно для архивного хранения неизменяемых данных. Оно способно автоматически мигрировать данные на более современные носители информации по мере их появления и подключения к системе.
Для повышения лояльности потенциальных пользователей системы стандартных подходов нет, и здесь приходится выбираться алгоритм действий для каждого конкретного случая. Вот почему наши проекты зачастую не ограничиваются внедрением хранилища электронных документов, мы разрабатываем и проводим тренинги повышения квалификации пользователей, семинары, на которых рассказываем, зачем создается система, какие преимущества она дает, организовываем индивидуальную работу с отдельными ключевыми пользователями.
CNews: Насколько важно, на ваш взгляд, сохранить контекст документа. Какие системы ДО это позволяют сделать?
Виталий Шилов: Хранение контекста является важной задачей, так как он дает дополнительную информацию о документе и облегчает принятие решений на ее основании. Но если говорить про контекст документа в привязке в системам ДО, то это просто набор атрибутивных данных, хранящихся, чаще всего, в системе управления базами данных. Поэтому технически хранить эту информацию в дополнение к собственно самому файлу документа особого труда не составляет. Главной задачей здесь является не столько сохранение самого контекста, сколько обеспечение его целостности.
CNews: Насколько хранилище долговременных документов отличается от обычного ЦОДа?
Виталий Шилов: ужно путать хранилище долговременных документов и ЦОД. Это совершенно два разных понятия, которые между собой почти не пересекаются. ЦОД - это комплекс программно-аппаратных средств. Он, как правило, состоит из вычислительной системы, системы хранения данных, сетевой инфраструктуры и инженерных систем. Хранилище долговременных документов в качестве инфраструктуры может использовать ресурсы ЦОД, но помимо этого оно включает в себя прикладную систему или системы, которые обеспечивают логику работы, а также окружения в составе набора регламентов, инструкций, правил по работе с ней и с документами, которые в ней хранятся; рабочих станций пользователей, на которых установлены приложения для взаимодействия непосредственно с файлами документов; PKI-инфраструктуры, обеспечивающей функционирования подсистемы ЭЦП.
CNews: Согласны ли вы, что хранить ЭЦП вместе с документами излишне? И достоверность документа достаточно обеспечивать встроенными средствами системы хранения?
Виталий Шилов: тот вопрос сейчас сложно ответить, так как основная цель использования и, следовательно, хранения ЭЦП – это возможность в случае необходимости представить данный документ в суде или других органах, где могут потребоваться доказательства его значимости. С учетом текущего состояния законодательства в этой области, а также отсутствия значимого количества судебной практики по данным вопросам, потребуется время, чтобы выработать правильное решение, которое позволит защитить интересы пользователя. Если обратиться к западной практике, то существуют специальные сертификации программно-аппаратных комплексов, гарантирующие, что данный продукт способен обеспечить достоверность документа. В России аналогов таких сертификации пока не существует, поэтому компании должны принимать решение, довериться или нет такой системе, самостоятельно.
В статье мы расскажем, как организация должна хранить свои электронные документы. Выясним, как и на какой носитель лучше записать электронные дела, как составить опись дел электронных документов и передать их на хранение в архив организации.
Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.
Хранение электронных документов - это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.
Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив. Но это - не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов - это не архив. А электронный документ - это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.
НАШ СЛОВАРИК
Электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах .
С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее - Правила 2015). Правила 2015 - основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.
Немалый интерес представляет также Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (см. сайт Федерального архивного агентства: http://archives.ru). Проект был разработан ВНИИДАД в 2012 году и до сих пор остается проектом. Тем не менее архивам организаций этот проект может быть полезен, так как содержит немало информации, которой больше нигде нет.
Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.
С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:
Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.
Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.
Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей, метаданные электронного документа - набор зависит от программного обеспечения организации.
Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.
В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке. Указать «электронность» документа можно двумя способами:
Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:
1) проводится ежегодная экспертиза ценности;
2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;
3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.
Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.
Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:
На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.
Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи - это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).
В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:
Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.
Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.
Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.
Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.
В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием - переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.
Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.
Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно - было бы желание.
Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело - один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).
Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.
Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.
Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.
Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива - компакт-диск.
Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:
Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.
Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.
Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.
Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2015. Алгоритм следующий:
Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив - самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.
Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.
Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).
Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.
Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.
Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.
Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы - архивные описи.
Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах 2015:
Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.
Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. Кроме того, «тома» в электронных делах практически исключены, разве что это настолько объемное дело, что его пришлось записать на несколько носителей.
В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Опись электронных дел постоянного хранения составляется так же, единственная разница - в ней отсутствует графа «Срок хранения».
Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации. В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Обратите внимание на Пример 6: в опись в числе прочих внесены документы, которые были указаны в Примере 3.
Приложения 17 и 18 к Правилам 2015 тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел (см. Пример 4). На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.
Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2015):
Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.
Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке. Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов.
Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление. Проще всего отправить диски в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях.
